Служебная записка на утверждение графика дежурств – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из локальных начальников, выступить с просьбой введения в работу составленного графика дежурств на определенный период времени. Сегодня мы разберемся, что понимается под дежурством, в какой сфере можно встретить подобную форму работы, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Дежурства на работе
Под дежурством принято понимать оставление сотрудника на рабочем месте уже после фактического завершения основного рабочего дня всей организации с целью выполнения срочных задач в случае их поступления. В частности, дежурства практикуются во всех медицинских больничных учреждениях, в полиции, в МЧС и ФСС.
Как показывает практика, частная сфера также не может обойтись без ночных дежурств. Сюда можно смело отнести различного рода кол-центры, компании по предоставлению тех или иных услуг, поставке товаров. Дело в том, что в России установлены одиннадцать часовых поясов, а значит, в теории может позвонить клиент из любого из них. Совершенно неважно, сколько времени сейчас на часах в том регионе, где базируется организация, поскольку терять клиентов однозначно никто не хочет.
Дежурство, как правило, предполагает работу в ночную смену. Трудовой кодекс Российской Федерации на этот счет говорит следующее: ночная работа должна оплачиваться в большем размере. Таким образом получается, что сотрудники, остающиеся на ночные дежурства, буду получать большую заработную плату. Конечно, далеко не для каждого человека прибавка к зарплате станет веским оправданием нарушения привычного режима сна, тем не менее заключенный трудовой договор не позволит отказаться.
График дежурств
График дежурств представляет собой самостоятельный документ, являющийся чем-то вроде списка. Он формируется одним из локальных руководителей, будь то начальник отдела или начальник структурного подразделения. По идее, график должен быть подготовлен заблаговременно, чтобы каждый сотрудник успел с ним ознакомиться под роспись. Чем раньше это произойдет, тем лучше.
Несмотря на то, что график будет уже фактически сформирован и утвержден распоряжением руководителя, в него в любом случае можно будет внести изменения. Как ни крути, а в жизни человека могут случаться различные ситуации, не позволяющие ему в конкретные числа выйти на работу в ночную смену. В таких случаях можно подмениться с коллегой и договориться на выход в другую дату либо же попросить внести правки в график, договорившись с руководством.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на утверждение графика дежурств, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предъявляет каких-либо строгих требований по части формирования подобных официальных бумаг. Дело в том, что любая служебка, по сути своей, является строго внутренним документом, а к такой документации органы власти утратили интерес в 2014 года. Теперь каждая организация, будь то частная или государственная, имеет возможность самостоятельно определить, каким именно образом будет выглядеть её внутренний документооборот.
Таким образом получается, что в теории сформировать подобную служебку записку может любой сотрудник, у которого возникла соответствующая необходимость. Для этого ему потребуется освежить в памяти общие правила делового документооборота и вооружиться подручными средствами.
Имеем в виду, что текст должен быть выдержан в деловом стиле языка, нейтральном тоне повествования. Что касаемо структуры, то служебная записка формируется из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Более подробно по вопросам их наполнения мы пройдемся позже.
Написать текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебную записку
Начинаем процесс формирования служебной записки на утверждение графика дежурств с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы пропишем полное наименование компании, внутри которой и происходит всё действие, а также ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебной записки, но сделаем мы это в родительном падеже.
Ниже по документу обращаемся к начальнику, просим его утвердить разработанный нами график дежурств на определенный период времени. Как правило, стандартным периодом считается один календарный месяц. Сам график мы прикладываем к служебной записке, оформляем его в качестве приложения.
В завершение работы с документом необходимо будет расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка будет уже полностью составлена, останется только передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции руководителя. Если у начальника не возникнет замечаний, он проставит на служебке визу «согласовано», график можно будет считать утвержденным. Один из сотрудник должен будет ознакомить всех подчинённых с графиком, чтобы те понимали, в какие числа им предстоит дежурить.
Примерный образец
