Служебная записка на утверждение формы расчетного листка

Служебная записка на утверждение формы расчетного листка – это официальная бумага, с которой в адрес директора организации может обратиться главный бухгалтер или бухгалтер по заработной плате, выразить инициативу о разработке и закреплении на локальном уровне единой формы расчетного листка. Сегодня мы разберемся, что представляет собой расчетный лист, как он должен выглядеть, зачем нужна единая форма и как правильно составить соответствующую служебку.

Расчетный листок

Расчетный листок представляет собой документ, в содержании которого отражается, сколько сотрудник предприятия заработал за прошедший месяц. Официальная бумага демонстрирует не итоговое значение, а все составные части заработной платы, включая оклад, премиальные, всевозможные надбавки и пособия. По идее, бухгалтерия обязана формировать расчетные листки для всех сотрудников фирмы, выдавать им в преддверии выплаты заработной платы.

Таким образом соблюдается отчетность и прозрачность расчетов, ведь каждый работник сможет перепроверить суммы и при случае обратиться за разъяснениями. На практике нередко случаются ситуации, когда бухгалтерия допускает ошибки при исчислении заработной платы, в связи с чем сотрудники получают больше или меньше положенного.

Каждый сотрудник самостоятельно решает, как именно ему следует распорядиться выданным расчетным листом. Многие хранят их дома в отдельной папке, чтобы в дальнейшем не возникло проблем при исчислении размеров пенсии и оплаты периодов нетрудоспособности.

Единая форма расчетки

Разработка и утверждение на локальном уровне единой формы расчетного листа – это отличное решение, которое позволит не только упростить задачу бухгалтеру по заработной плате, но также сделает документооборот компании более целостным и единообразным. Если все работники будут получать расчетные листы в одинаковой форме, в них будет гораздо проще разобраться.

Здесь также очень важно ответственно подойти к вопросу разработки формы. Она должна быть не только информативной для бухгалтера, но также читаемой и понятной для работника. Порой сотрудника довольно-таки сложно разобраться в расчетках и понять, какая сумма откуда берётся.

В то же время утвержденная форма должна иметь деловой внешний вид. Если кто-то из работников решит предъявить расчетный листок в государственное ведомство, его представители смогут понять, о какой организации идёт речь. Чем аккуратнее будет выглядеть расчетка, тем лучше для всех.

Служебная записка

Служебная записка на утверждение формы расчетного листка представляет собой строго внутреннее обращение от одного сотрудника компании к другому. Правом утверждения любых локальных актов, в том числе и форм внутренних документов, обладает только директор организации. Для того, чтобы закрепить форму расчетки, руководителю потребуется издать соответствующий приказ.

У каждого приказа должны быть свои основания для его вынесения. В нашем случае таким основанием станет служебная записка.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки, отметим, что с 2014 года органы власти перестали стараться регулировать внутренний документооборот частных организаций, а значит, документ может быть составлен инициативным бухгалтером самостоятельно, в свободной форме. При работе со служебкой мы должны будем ориентироваться на общие правила делового документооборота и обращать внимание на стандартную для подобных документов структуру. В частности, наша записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Исполнить текст служебки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации, как и всегда, выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. Из содержания этой части должно быть понятно, кому подается официальная бумага, от кого. Прописываем ФИО адресата, наименование компании. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую им должность в фирме. Указывать более подробные идентификаторы сторон и их представителей, как это делается в договорах и претензиях, нет нужды, так как обращение носит исключительно внутренний характер.

Ниже по документу обращаемся к руководителю, выступаем с инициативой утверждения на локальном уровне формы расчетного листка. Приводим аргументы в пользу того, чтобы директор согласовал данную инициативу. Например, можно сослаться на единообразие внутреннего документооборота.

Следующим шагом мы расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение директору и дождаться ответной реакции.

Если ваша инициатива будет согласована, руководитель издаст соответствующий приказ. Уже в рамках подготовки к выплате следующей заработной платы можно будет говорить об использовании вновь утвержденной формы.

Примерный образец