Служебная записка на утверждение должностной инструкции

Служебная записка на утверждение должностной инструкции – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться юрист или кадровик, попросить начальника просмотреть разработанную должностную инструкцию, согласовать её на официальном уровне. В рамках настоящего документа мы разберемся, что представляет собой такой документ как должностная инструкция, кто занимается его разработкой и утверждением, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Должностная инструкция

Должностная инструкция представляет собой официальную бумагу, содержащую в себе перечень прав и обязанностей сотрудника на его рабочем месте. Отметим, что использование должностных инструкций является факультативным моментом, то есть каждое предприятие вправе самостоятельно определить, нужно ли ими пользоваться. На практике же встретить инструкции можно только в крупных компаниях, имеющих в своем штатном расписании не один десяток должностей.

Подобный подход ко внутреннему ведению дел позволяет более подробно урегулировать правоотношения между сотрудниками и работодателем. В случае возникновения любых споров должностная инструкция выступит в качестве серьезного аргумента в доказательной базе одной из сторон.

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работник на своем рабочем месте обязан выполнять только те функции, которые прямо прописаны в его договоре. Очень часто в трудовых договорах нельзя встретить подробного перечня трудовых задач, в связи с чем приходится прибегать к должностной инструкции. По сути дела, она является продолжение трудового договора, расширяет его положения.

Служебная записка

Служебная записка на утверждение должностной инструкции представляет собой строго внутренний документ, необходимый для разрешения вопроса утверждения содержания локальной документации. Автором такой служебки может выступить любой сотрудник компании, который фактически занимался разработкой должностной инструкции. На практике это может быть кадровик, юрисконсульт или кто-то ещё. Какого-то конкретного образования для составления инструкций иметь необязательно.

Адресатом служебки станет руководитель всей организации в целом. Например, в обществе с ограниченной ответственностью такие полномочия будут концентрироваться в руках его директора. Начальник, получающий на руки служебную записку, обязан её рассмотреть, тем не менее не обязан её удовлетворять. В том случае, если директор усмотрит в должностной инструкции какие-то недочёты, он укажет на них, попросит их исправить.

Отметим, что в отдельных случаях адресатом служебки может стать и ведущий юрисконсульт компании. Как ни крути, а именно юрист лучше других знает, каким образом должны выглядеть официальные бумаги, что конкретно в них нужно прописать.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на утверждение должностной инструкции, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день и вовсе не существует каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления подобных официальных бумаг. Таким образом получается, что в теории любой человек может составить служебку, руководствуясь одними лишь общими правилами делового документооборота. Здесь мы должны ориентироваться на схожие официальные бумаги, придерживаться ряда стандартов.

Во-первых, текст мы должны исполнить в деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования. Во-вторых, придерживаемся стандартной структуры для подобных документов: шапка, основной содержательный блок, реквизиты. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Исполнить текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике, тем не менее наша редакция рекомендовала бы отдать предпочтение именно печатному способу.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки на утверждение должностной инструкции нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы пропишем полное наименование компании, ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора настоящей служебной записки, но уже в родительном падеже.

В завершение работы с документом мы распишемся за всё вышеизложенное, проставим дату формирования официальной бумаги. Говорить о каких-то конкретных сроках рассмотрения подобного обращения не приходится, всё будет целиком и полностью зависеть от занятости руководителя, наличия у него свободного времени. Как только начальник отработает вашу служебку и проверить должностную инструкцию на момент содержания, вам дадут об этом знать. Вполне вероятно, что документ будет направлен на доработку с целью изменения или уточнения некоторых моментов.

Примерный образец