Служебная записка на установку программы

Служебная записка на установку программы – это официальная бумага, с которой любой сотрудник организации может обратиться к системному администратору, попросить установить на его рабочий компьютер то или иное программное обеспечение. Сегодня мы разберемся, в каких случаях может понадобиться подобная служебка, как правильно её сформировать.

Программное обеспечение на работе

Организации, основная деятельность которых заключается в работе с документами, активно пользуются компьютерами и программным обеспечением. По идее, на рабочем компьютере сотрудника должны быть все необходимые для его работы программы. Как правило, стандартный набор офисных программ в большинстве своём состоит из продукции компании Microsoft: Word, Excel, Access и так далее. Иногда может сложиться ситуация, когда человеку для работы понадобится программа, которой нет на компьютере. Устанавливать ПО на рабочий компьютер самостоятельно сотрудникам обычно запрещают, в том числе и на программном уровне. Системный администратор блокирует сотрудникам возможность запускать установочные файлы во избежание проблем с устройством.

Таким образом получается, что для установки той или иной программы каждый раз потребуется обращаться к вашему системному администратору. Только он имеет доступ администратора и возможность устанавливать программное обеспечение на компьютеры.

Служебная записка

Служебную записку на установку программы может составить и заявить совершенно любой работник, которому потребовалось расширение рабочего инструментария. Следует понимать, что мы можем попросить установить лишь то обеспечение, которое необходимо в рабочих целях. Например, если обратиться с просьбой установить медиаплеер или компьютерную игру, это вызовет лишние подозрения, может стать поводом для разъяснительной беседы с начальником относительно организации рабочего процесса.

Служебные записки классифицируются на вертикальные и горизонтальные. В первом случае обращение будет исходить сверху вниз или снизу вверх, а во втором – между равными в иерархии компании. В нашем случае записку смело можно назвать горизонтальной, ведь здесь должность заявителя не играет никакой роли. Новая программа может понадобиться как директору компании, так и бухгалтеру.

Кому подавать

В каждой компании, чья работа неразрывно связана с использованием компьютеров, есть сотрудник, занимающийся поддержанием их работоспособностью. Это может быть системный администратор, программист или иной айтишник. Порой обязанности ложатся на заведующего по административно-хозяйственной части. В должностные обязанности работника входит прокладка локальной сети, помощь сотрудникам в технических вопросах компьютерного характера и так далее.

Компьютерщик примет вашу служебную записку и поставит её в очередь на обработку. Как правило, у системного администратора в работе одновременно находится много задач, каждую из которых нужно решить в срок. Если установка программы носит неотложный характер, следует отметить это в служебке. Тогда сотрудник поставит вашу служебку выше других по приоритету, если это, конечно, возможно.

Форма документа

Форма служебной записки не утверждена и не может быть утверждена на законодательном уровне, так как официальная бумага носит исключительно внутренний характер. Каждая отдельно взятая организация обладает возможностью самостоятельно разработать и закрепить в своей локальной нормативке фирменный бланк, которым сотрудники будут пользоваться при каждом случае. Подобное решение крайне благотворно влияет на организацию работы в фирме, ведь документооборот становится более целостным и единообразным.

Если в вашей компании нет никаких фирменных бланков, всегда имеется возможность взять ситуацию в свои руки, исполнить документ самостоятельно. Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, а также при помощи компьютера и соответствующего программного обеспечения.

Рассказываем, как правильно составить служебку

Служебная записка по своей структуре состоит из нескольких составных элементов: шапка, основной структурный блок с обращением к коллеге с просьбой, дата формирования и подпись работника. Разберемся, как правильно сформировать служебку, не допустив ошибок.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы в дательном падеже должны прописать ФИО ответственного за компьютеры организации сотрудника, занимаемую им должность в организации. Далее по тексту в родительном падеже обозначим ФИО и должность заявителя.

Ниже по документу мы уважительно обращаемся к системному администратору, просим его установить на наш рабочий компьютер ту или иную программу. Во-первых, потребуется указать точное наименование софта. Во-вторых, разъясним, с какой целью нам потребовалось данное программное обеспечение. В-третьих, укажем временные рамки, в течение которых должна быть реализована просьба. Этих сведений будет достаточно для того, чтобы адресат принял служебку в работу, выполнил просьбу.

На этом моменте процесс формирования служебки можно назвать практически завершенным. Осталось лишь заверить её своим автографом и проставить дату составления. Записку в таком виде мы передаём системному администратору и ждём ответной реакции. Если в работе компьютерщика на данный момент нет срочных задач, он сможет исполнить вашу просьбу в течение этого же рабочего дня.

Примерный образец