Служебная записка на уничтожение документов

Служебная записка на уничтожение документов – это официальная, с которым в адрес директора фирмы может обратиться сотрудник, ответственный за хранение документов фирмы, выступить с инициативой об уничтожении части из них. Разбираемся, какие документы подлежат уничтожению, каким образом реализуется процедура, зачем нужна соответствующая служебка и как правильно её составить.

Документы организации

В рамках ведения внутреннего документооборота организация генерирует огромное множество различного рода официальных бумаг. Сюда относят распорядительную документацию директора, бухгалтерские документы, личную документацию сотрудников, бумаги по части кадров, взаимодействию с контрагентами и так далее и тому подобные.

У каждого документа существует свой срок хранения. Если условный акт подлежит хранению в течение трёх или пяти лет, то вот трудовую книжку сотрудника компания обязана хранить до момента её востребования. Исходя из того, что часть документов необходим хранить по несколько лет, а другие и вовсе на постоянной основе, делаем вывод, что бумага, несомненно, будет копиться. Чем больше сама организация, тем больше документации она будет генерировать. Для хранения такого количества официальных бумаг на территории предприятия обычно выделяют соответствующее пространство – архив.

За архивом должен быть закреплен, как минимум, один сотрудник, который будет следить за течением сроков хранения документации, своевременно уничтожать старые и ненужные официальные бумаги. Таким образом удастся освободить место на полках, чтобы туда можно было положить новые документы.

Уничтожение документов

Документы, более не подлежащие хранению, необходимо будет выделить к уничтожению и, непосредственно, уничтожить. Существует несколько способов утилизации ненужной документации:

• вручную;
• при помощи шредера;
• при помощи услуг соответствующей профильной организации.

Конкретное решение по выбору способа уничтожения принимает исходя из имеющихся вводных данных: количество документации, её характер, наличие в офисе шредера, наличие свободных сотрудников, которые могли бы этим заняться. Как ни крути, а последнее слово в любом случае будет за директором. Например, заведующий архивом может в служебке попросить заключить договор на уничтожение со сторонней организацией, а в ответ получить распоряжение об утилизации своими силами.

Имеем в виду, что документацию нельзя просто выбросить в урну, бак для накопления твёрдых коммунальных отходов. Подавляющая часть внутренних официальных бумаг содержит в себе персональные данные или коммерческую тайну, а значит, процедура уничтожения должна пройти таким образом, чтобы в дальнейшем не было возможности ознакомиться с содержанием. Для этого используются промышленные шредеры, разрезающие бумагу на тонкие полоски.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на уничтожение документов, следует отметить, что каких-то стандартных шаблонов, утвержденных на государственном уровне, на сегодняшний день не существует вовсе. Сейчас каждая отдельно взятая организация имеет возможность самостоятельно разработать фирменный шаблон, утвердить его на локальном уровне. Таким образом удастся не только облегчить задачу сотрудникам, которым не придется каждый раз составлять служебки с нули, но также и сделать внутренний документооборот фирмы более целостным и единообразным.

Как показывает практика, далеко не все крупные фирмы практикуют столь ответственный подход к ведению документооборота, а чего уж говорить про субъекты малого и среднего бизнеса. Как бы то ни было, если в вашей фирме не в ходу фирменные шаблоны, придется брать ситуацию в свои руки. Для составления служебки нам потребуется освежить общие правила делового документооборота, вооружиться подручными средствами.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить записку

Процесс формирования служебки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование организации, ФИО и должность адресата, составителя. В частности, адресатом выступит директор фирмы, а заявителем – документовед или заведующий архивом.

Ниже по документу утверждаем, что определенное количество документов, хранящихся в архиве фирмы, подлежит уничтожению в связи с истечением срока их хранения. Обращаемся к директору, выражаем инициативу об уничтожении не подлежащих хранению документов одним из доступных способов: своими силами, силами сторонней организации. Перечислять в служебке полный перечень списанной документации нет нужды, для этого в дальнейшем будет составлена отдельная официальная бумага: акт о выделении документов к уничтожению. О том, как правильно составить такой акт, мы рассказали в другом нашем материале, опубликованном на сайте.

Примерный образец