Служебная записка на списание спецодежды

Служебная записка на списание спецодежды – это документ, с которым ответственный за имущество организации сотрудник обращается к руководителю компании с просьбой провести списание пришедшей в негодности экипировки. Сегодня мы разберемся, что понимается под спецодеждой, как за ней ухаживают на предприятиях, как часто проводится списание.

Спецодежда

Под спецодеждой понимается любая нательная экипировка, используемая сотрудниками в своей работе. Это может быть униформа, роба, спецовка. Для отдельных разновидностей производств применяются свои разновидности спецодежды. Например, при работе с химикатами работники должны носить специальные защитные костюмы.

Работа, предполагающая спецодежду, обычно предполагает работу руками, а значит, экипировка будет загрязняться, изнашиваться, рваться. Саму спецодежду работодатель обязан закупить или пошить за свой счёт, раздать сотрудникам бесплатно. График замены униформы утверждается на каждом отдельно взятом предприятии по-своему, равно как и график её стирки. Иногда компания раз в неделю или две недели собирает спецодежду всех работников и отдаёт в химчистку по договору возмездного оказания услуг.

Сотрудник, получающий спецодежду, ставит в ведомости свою подпись, а значит, принимает на себя ответственность за её сохранность. Если экипировка повредится по причине нарушения техники безопасности или небрежного отношения, именно работник будет приобретать новый комплект, за свой счёт. В любом случае перед приобретением новой старую придётся списать.

Списание спецодежды

Процедура списания спецодежды требует взаимодействия нескольких сотрудников организации, а именно:

• заведующего по административно-хозяйственной части;
• кладовщика;
• бухгалтера;
• руководителя структурного подразделения или всей организации в целом.

Для реализации процедуры потребуется сформировать несколько официальных бумаг, первой из которых выступит служебная записка от ответственного за имущество компании. На практике это выглядит следующий образом:

Сотрудник, чья спецодежда прохудилась, приносит её на склад, просит заменить её на новый комплект. Заведующий по АХЧ принимает экипировку, проводит её осмотр. Если находятся основания для списания (износ, дыры, не отстирываемые пятна), составляется служебная записка на имя директора. Ответственному лицу необходимо получить разрешение руководителя на списание. Как только служебка будет рассмотрена и одобрена, составляется акт на списание спецодежды.

Более подробно о процедуре списания спецодежды мы рассказали в другом нашем материале, опубликованном на сайте, с которым настоятельно рекомендуем ознакомиться.

Форма документа

Служебная записка на списание спецодежды относится к внутреннему документообороту предприятия, а значит, официальная бумага никогда не выйдет за его пределы. Следует иметь в виду, что ни один действующий ныне нормативный правовой акт не утверждает каких-либо бланков или шаблонов для её формирования. Получается, что служебку можно оформить в произвольном виде с учётом общепринятых правил делового документооборота. Речь идёт о деловом стиле языка, чёткой структуре официальной бумаги и прочих моментах.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению, регулярно встречаются на практике, тем не менее мы бы посоветовали отдать предпочтение именно печатному способу. Как ни крути, а наборный текст воспринимается человеческим глазом куда лучше. В качестве носителя информации традиционно используется чистый лист бумаги формата А4.

Инструкция по составлению служебки

Служебная записка на списание спецодежды в свободной форме будет формироваться из нескольких составных структурных элементов, а именно из шапки, основного содержательного блока с указанием сути обращения и выдвижения просьбы о списании, подписи ответственного сотрудника, даты формирования. Постараемся во всём этом разобраться, рассказать, как не допустить ошибок при оформлении.

В первую очередь следует уделить внимание шапке служебки, размещаемой в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны в дательном падеже прописать ФИО нашего директора, полное наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы. Далее по тексту в родительном падеже отметим ФИО заявителя служебной записки, занимаемую им должность согласно штатному расписанию в родительном падеже.

Ниже по документу обозначим наименование нашей официальной бумаги, с уважением обращаемся к директору. Теперь мы должны грамотно выразить просьбу о возможности списания спецодежды, мотивировать её. Здесь потребуется ссылаться на износ экипировки, дыры, ненадлежащий внешний вид и так далее. В принципе, если комплекты закупались давно, руководитель, вероятнее всего, пойдёт навстречу, разрешив списать старую спецодежду, закупить новую.

На этом моменте процесс формирования служебки подходит к своему логическому завершению. Осталось лишь проставить дату составления записки, заверить всё вышесказанное автографом исполнителя. Если руководитель завизирует документ, можно переходить к составлению акта списание малоценных и быстроизнашиваемых ценностей, к которым и относится спецодежда, согласовывать мероприятие с бухгалтерией.

Примерный образец