Служебная записка на списание продуктов питания

Служебная записка на списание продуктов питания – это документ, с которым в адрес руководителя организации должен обратиться сотрудник, отвечающий за кухню, с инициативой списания и дальнейшей утилизации пищи. Сегодня мы разберемся, в каких случаях в заведениях общепита возникает вопрос относительно списания еды, зачем нужна соответствующая служебная записка и как правильно её составить.

Списание продуктов

Списание приготовленных блюд и их последующая утилизация – это регулярная практика во всех без исключения заведениях общественного питания. Столовые, кафе и рестораны готовят все блюда из своего меню, однако не знают, будет ли на них спрос именно сегодня, каким будет этот спрос. Таким образом нередко получается ситуация, когда заведение уже закрывается, хотя на кухне еще осталось прилично приготовленных блюд.

Каждая организация самостоятельно решает, как именно поступить с излишками. Совершенно очевидно, что оставлять их на следующий рабочий день нельзя, ведь они банально испортятся либо утратят свои изначальные вкусовые качества. Большинство заведений общепита в таких случаях предлагает своим же сотрудникам разобрать еду по домам, переложив её в личную тару. Если так вышло, что даже после этого еда всё-таки осталась на кухне, придется её утилизировать.

Отметим, что утилизация всегда идёт после списания, а значит, первым делом необходимо списать продукты питания. Для этого сотрудник, отвечающий за кухню, должен будет обратиться в адрес руководителя заведения, выступить с соответствующей инициативой.

Списание необходимо для того, чтобы правильно отразить поступления и списания в бухгалтерии. Приготовив, условно говоря, десять килограмм плова, кафе планирует получить выручку с каждой порции, однако, если фактически не раскуплено осталось два килограмма, выручка в кассе окажется лишь с восьми килограммов.

Утилизация

Когда руководитель утвердит списание, с оставшейся едой нужно будет как-то разобраться. Если сотрудники по каким-то причинам не забрали пищу по домам, придется обращаться за помощью к профильным организациям. Сегодня на рынке существуют компании, занимающиеся утилизацией готовых продуктов питания из заведений общепита, будь то муниципальная школьная столовая или элитный ресторан. Просто выбросить пищу в мусорную урну нельзя по закону.

Утилизированная пища уже никоим образом не будет отражаться в бухгалтерской документации и учитываться при расчете полученной за день прибыли. Более того, списание большого количества еды может стать сигналом к тому, чтобы пересмотреть изготавливаемые объемы. Вполне вероятно, что можно снизить объемы производства, при этом лишь увеличив доход предприятия.

Вопросы утилизации и списания всегда должны проходить через руководство компании в лице её директора и главного бухгалтера. Если директор лишь согласует списание, то вот главбух фактически отразит его в учетных документах.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на списание продуктов питания, следует отметить, что какого-то стандартного бланка или шаблона для составления такого документа не предусмотрено вовсе. Таким образом получается, что сотруднику придется взять ситуацию в свои руки и составить служебку самостоятельно, своими силами, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота. Что касаемо структуры, то наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блок и реквизитов.

Написать текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Начинам процесс формирования нашей служебной записки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя, уполномоченного принимать решения относительно списания продуктов питания. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор служебки указывает собственные ФИО, наименование занимаемой должности.

Ниже по документу обращаемся к руководителю, утверждаем, что по завершению рабочий смены на кухне осталось энное количество продуктов питания. Здесь мы должны перечислить, сколько и чего осталось конкретно, то есть наименование позиций и массу продукта.

Утверждаем, что имеется реальная необходимость списать продукты, а в дальнейшем также и утилизировать их. В этой же служебке мы можем выступить с инициативой утилизации, предложив свой вариант проведения данной процедуры.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, нам остается лишь передать её на рассмотрение.

Примерный образец