Служебная записка на спецодежду за свой счет

Служебная записка на спецодежду за свой счет – это официальная бумага, с которой работник предприятия может обратиться в адрес руководителя организации, выступить с инициативой самостоятельного приобретения спецодежды на условиях последующей компенсации за счет работодателя. Сегодня мы разберемся, что такое спецодежда, в каких компаниях она используется, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Спецодежда

Под спецодеждой понимаются специальные элементы экипировки, предназначенные для работы в тех или иных условиях. Например, сварщик надевает специальный фартук, а электрик – резиновые ботинки, чтобы не пропускать через себя электричество в землю. Если обратить внимание, то во многих профессиях используется спецодежда, а значит, сотрудники должны быть ею обеспечены.

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель обязан обеспечить своих сотрудников всем необходимым для осуществления ими полноценной трудовой деятельности. Если законодательство в сфере охраны труда требует, чтобы работник трудился, будучи экипированным в какую-то защитную одежду, значит, предприятие обязано её предоставить. Под словом «предоставить» мы подразумеваем безвозмездную передачу в частные руки.

Если в компанию нагрянет проверка из Роспотребнадзора, пожарной инспекции или иного ведомства, так или иначе связанного с охраной труда, и увидит, что сотрудники не экипированы спецодеждой, начнется серьезное разбирательство. Во избежание проблем подобного толка следует своевременно решить вопрос со спецодеждой, поставить его на поток.

Форма за свой счет

Приобретая спецодежду за свой счет, работник подразумевает, что в будущем работодатель компенсирует стоимость приобретенного комплекта одежды. Ни один действующий ныне нормативный акт не содержит в себе указаний на то, как именно работники должны получать комплекты спецодежды, включая сроки, периодичность и прочие моменты. Все эти вопросы могут и даже должны быть освещены в коллективном договоре организации с работниками.

Законодательно не запрещено вводить схему выдачи униформы, когда сами сотрудники будут её покупать в розничных магазинах. Это работает следующим образом: человек идёт в специализированный магазин и приобретает нужный комплект одежды, приносит в бухгалтерию чек и получает компенсацию. Здесь самое главное – соблюсти все установленные работодателем правила. Речь идёт о предельной стоимости комплекта и прочих нюансах.

Если работник учел все правила из коллективного договора и предоставил чек, подтверждающий личные расходы, бухгалтерия будет обязана компенсировать ему затраченные средства. Вполне вероятно, что они поступят вместе со следующей зарплатой или же отдельным траншем в любое другое время.

Служебная записка

Служебная записка как деловой документ является строго внутренним обращением, используемым исключительно в рамках одной организации, фигурирует исключительно в рамках внутреннего документооборота. Посредством служебной записки сотрудники могут обращаться друг к другу с просьбами, делать запросы и запрашивать информацию. В нашем случае поводом для обращения станет компенсация личных денежных средств, затраченных на приобретение спецодежды.

Выступить автором служебной записки может совершенно любой сотрудник, который был вынужден приобрести спецодежду за свой счет. Адресатом служебки будет главный бухгалтер или директор, ведь именно эти руководители уполномочены решать вопросы относительно выделения денежных средств на те или иные нужды. В обязательном порядке прилагаем к служебной записке кассовый чек о покупке, чтобы подтвердить расходы.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки на спецодежду за свой счет сотруднику следует начать с формирования её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование компании, в которой трудимся, ФИО и должность руководителя, уполномоченного разрешать вопросы финансового характера. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, наименование занимаемой им должности в штатном расписании предприятия.

Ниже по документу обращаемся к адресату служебной записки, просим компенсировать стоимость приобретённой за свой счет спецодежды на определенную сумму. В качестве доказательства покупки ссылаемся на кассовый чек из розничного магазина. Не забываем оформить чек о покупке в качестве приложения к служебной записке, указав его в отдельной графе, оформив в столбик.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться соответствующей ответной реакции. Если всё пройдет «гладко» и нашу инициативу согласуют, денежные средства поступят на зарплатную карту вместе с заработной платой или отдельно от неё. Здесь всё зависит от того, как именно бухгалтерия произведет выплату.

Примерный образец