Служебная записка на создание комиссии по приему документов

Служебная записка на создание комиссии по приему документов – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из сотрудников, выступить инициатором формирования специальной комиссии по отслеживанию передачи документации. Сегодня мы разберемся, в каких случаях при приеме-передаче документов потребуется комиссия, как правильно составить соответствующую служебку.

Прием-передача документов

Прием-передача документов от одного сотрудника предприятия другому – это весьма важная процедура, которой следует уделить должное внимание. Как известно, работник отвечает перед организацией за все вверенные ему дела, все подписанные им документы. С этим проблем и дополнительных вопросов обычно не возникает, однако, если человек решит уволиться или сменить должность, вся документация должна быть передана его заместителю. Заместитель в свою очередь не только вводится в курс дела в общих чертах, но также принимает всю числившуюся за его предшественником документацию:

• договоры;
• приказы;
• акты;
• сметы;
• накладные;
• и так далее.

Расписываясь в акте приема-передачи, принимающая сторона подтверждает, что получила весь перечень официальных бумаг, не имеет претензий ко второй стороне. На практике же подобные акты зачастую подписываются не глядя, ведь порой речь идёт о нескольких десятках томов документов. Сверять наличие каждого из них – непростая работа, которая займет уйму времени. Для того чтобы этим не занимался один человек, на предприятии формируется такой временно действующий орган как комиссия по приему документов.

Члены комиссии во главе с её председателем не только проведут анализ всех прилагаемых официальных бумаг, но также своими подписями подтвердят достоверность процедуры.

Служебная записка

Служебная записка на создание комиссии по приему документов, по сути дела, является внутренним обращением от рядового сотрудника организации к её руководителю. В тексте служебки её автор будет выступить с инициативой создания временно действующего органа, мотивировать, почему директор должен принять соответствующее решение.

Отметим, что создание приемопередаточной комиссии – это не обязательное требование законодательства, но серьезное упрощение всей процедуры, которым может воспользоваться компания. Опять же, здесь всё будет зависеть от множества факторов, таких как:

• объем передаваемой документации;
• наличие или отсутствие относительно незанятых сотрудников на предприятии;
• желание руководителя.

Последний фактор, по сути дела, будет иметь уже решающее значение. Так, руководитель компании обязан рассматривать поступающие в его адрес обращения, однако не обязан их удовлетворять. Начальнику придется самостоятельно принять решение о том, нужна ли такая комиссия или же можно обойтись без неё.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на создание комиссии по приему документов, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предлагает к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов. Отсюда мы делаем вывод, что единственный способ заполучить подобную служебку, – это составить её самостоятельно, своими силами. В этом начинании исполнителю потребуется изучить или же освежить в памяти общие правила делового документооборота.

Под правилами делового документооборота понимаются методические рекомендации относительно того, как работать с той или иной документацией. Например, автору служебки придется придерживаться делового стиля языка и излагать текст в нейтральном ключе.

Также не следует забывать и о стандартной для подобных документов структуре. В частности, наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Написать текст официальной бумаги инициативный сотрудник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике.

Инструкция по составлению служебной записки

Начинаем составлять нашу служебную записку на создание комиссии по приему документов с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно будет указать, кто выступает в качестве автора и адресата данного документа. В дательном падеже мы пропишем ФИО и должность нашего руководителя, а также полное наименование организации. Подобные обращения принято подавать на имя директора всей компании в целом или же начальника конкретного её структурного подразделения. О себе автор в родительном падеже укажет ФИО, наименование занимаемой должности в штатном расписании.

Следующим шагом, когда наша служебка будет уже практически полностью сформирована, останется только расписаться за всё вышеизложенное и передать её на рассмотрение руководителю. Если директор посчитает затею с созданием комиссии по приему документов целесообразной, он заверит служебку своей визой «согласовано». В дальнейшем кадровику придется создать проект приказа о создании комиссии, а также подыскать претендентов на её участников. По идее, в состав комиссии должны войти люди, так или иначе работающие с документами по профессии, однако не заинтересованные в исходе процедуры передачи официальных бумаг.

Примерный образец