Служебная записка на создание комиссии для приёма-передачи дел

Служебная записка на создание комиссии для приема-передачи дел – это официальная бумага, которая может быть адресована руководителю одним из его подчинённых в определенных случаях. Сегодня мы разберемся, что понимается под приемом-передачей дел, причем здесь комиссия и служебная записка, как правильно составить официальную бумагу.

Прием-передача дел

Прием-передача дел – это ответственный процесс, к которому в каждом случае нужно подходить со всей ответственностью. Какой бы деятельностью ни занимался сотрудник на своем рабочем месте, у него в производстве всегда есть и будут какие-то дела. Это означает, что только этот человек осведомлен обо всех тонкостях производства по таким вопросам, знает, что и когда нужно будет сделать.

В тех случаях, когда на предприятии возникает необходимость осуществления кадровых перестановок, всегда поднимается вопрос относительно передачи дел от одного сотрудника другому. В отдельных ситуациях по такому поводу может быть даже учреждена специальная комиссия. Комиссия необходима для того, чтобы приемка прошла максимально прозрачно, честно и открыто. Весьма распространённая практика, когда старый сотрудник якобы передал новому все дела, а тот в свою очередь расписался за это. В последствие может выясниться, что фактически же предыдущий работник подошел к обязанности передачи дел спустя рукава, а вся ответственность по итогу перешла на нового человека, который фактически здесь ни при чем.

Для того, чтобы избежать подобных ситуаций, существует практика создания соответствующих комиссий. Несколько независимых наблюдателей проследят за тем, чтобы дела были переданы в полном объеме, а также подтвердят сам факт приема-передачи.

Служебная записка

По состоянию на сегодняшний день не существует закона, который регламентировал бы правила приема-передачи дел на предприятии от одного сотрудника другому. Таким образом получается, что тонкости проведения данной процедуры каждое предприятие может установить само для себя, самостоятельно определить, как именно это всё будет происходить.

Конечно, едва ли кто-то станет заморачиваться с созданием комиссии, если речь идёт о приеме-передаче дел между линейными сотрудниками, заменяемость которых гарантируется особенностями их должностных обязанностей. Совершенно другой разговор начинается, если мы будем говорить о смене человека на руководящей должности. Как известно, чем выше должность в корпоративной иерархии, тем больше ответственности возлагается на работника. По такому поводу крайне важно будет проследить за тем, чтобы процедура приема-передачи дел прошла с максимальной степенью прозрачности. Вполне вероятно, что от этого даже будет зависеть чья-то дальнейшая карьера или судьба. Подставить руководителя и подвести его под уголовный срок – задача несложная.

Выступить инициатором создания комиссии для приема-передачи дел в теории может совершенно любой сотрудник, однако, вероятнее всего, им станет кто-то из представителей руководящего состава. Это может быть начальник одного из отделов или же сам сотрудник, которому и передаются дела.

Адресатом служебки должен стать директор всей организации в целом. Только директор фирмы уполномочен принимать решение относительно создания внутренних комиссий.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на комиссию для приема-передачи дел, следует понимать, что отечественный законодатель и вовсе не предусматривает каких-то конкретно взятых бланков или шаблонов. Таким образом получается, что наша служебка в любом случае должна составляться в свободной форме при полном соблюдении общих правил делового документооборота.

Написать текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4. Служебная записка по структуре должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование фирмы, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании организации.

Ниже по документу обращаемся к руководителю организации и выступаем с инициативой создания приемо-передаточной комиссии для освидетельствования всего процесса. Ссылаемся на то, что один из работников компании увольняется, а на его место приходит другой человек, запущена процедура приема-передачи документов, дел. Для того, чтобы она прошла максимально прозрачно и честно, имеется идея учредить по такому поводу комиссию.

Примерный образец