Служебная записка на согласование

Служебная записка на согласование – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя компании может обратиться один из её сотрудников, выступить с согласованием какой-либо инициативы. В рамках данного текста мы постараемся разобраться, о чем конкретно может идти речь, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Согласование на предприятии

Согласование каких-либо идей и инициатив – это стандартный этап, без которого невозможно представить работу ни одного предприятия. Так, любая организация внутри себя строится по иерархической системе, где в самом низу находятся рядовые сотрудники, не имеющие никого в подчинении, а наверху – руководитель. В зависимости от организационно-правовой формы права и обязанности начальника могут изменяться, равно как и наименование его должности, тем не менее общий смысл всегда остается именно таким.

Чем более высокое место человек занимает в корпоративной иерархии, тем больше полномочий он имеет, в том числе и по части принятия решений. В частности, директор своей подписью может закрыть абсолютно любой вопрос.

Любые идеи и инициативы, которые работники хотят реализовать, должны пройти процедуру согласования. Сначала сотрудник подает служебку своему непосредственному начальнику, тот в свою очередь передаёт её своему начальнику и так далее до тех пор, пока она не окажется на столе директора. Также отметим, что перешагивать ступени согласования в компаниях не принято. Руководитель может попросту отказаться работать с такими служебными записками.

Правила и сроки

Каких-то конкретных правил рассмотрения служебных записок, равно как и соответствующих сроков, отечественный законодатель не предусмотрел. Мы не сможем найти таких положений ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в каком-то другом нормативном правовом акте. Таким образом получается, что всё регулируется исключительно на практическом опыте.

Следует держать в уме, что начальник обязан лишь рассматривать все поступающие в его адрес обращения, тем не менее не обязан их удовлетворять в каждом случае. Если руководитель сочтет инициативу бесперспективной или даже противозаконной, он, конечно же, откажет в согласовании. Отказ чисто формально не препятствует повторному обращению, тем не менее с практической точки зрения в этом нет никакого особого смысла.

По части сроков история примерно такая же – каких-то правил не существует вовсе. Как только у начальника появится свободная минутка, он выделит её для рассмотрения служебки сотрудника, примет по ней решение.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на согласование, следует отметить, что отечественный законодатель по состоянию на сегодняшний день и вовсе не предлагает к применению каких-либо конкретных бланков или шаблонов для формирования такой официальной бумаги. Таким образом получается, что в теории составить документ может совершенно любой сотрудник, у которого возникла соответствующая производственная необходимость.

Как правило, со служебками на согласование обычно выступают начальники различных структурных уровней, а у таких сотрудников обычно есть за плечами опыт работы с деловыми бумагами. Несмотря на возможное наличие опыта, никогда не лишним будет освежить в памяти базовые аспекты.

Во-первых, по структуре служебка на согласование должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Это не какое-то строгое правило, тем не менее именно таким образом должны выглядеть официальные бумаги.

Во-вторых, придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования. Не стоит забывать, что адресатом нашей записки выступает сам директор.

Исполнить текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки на согласование следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора записки, но уже в родительном падеже.

Ниже по документу обращаемся к начальнику, выступаем с какой-либо инициативой, просим её согласовать. В теории это может быть отпуск, командировка, формирование нового отдела и так далее и тому подобное. Если хотите приложить к служебке какие-то документы, прикрепляем их на скрепку или скобу от степлера.

В завершение работы с официальной бумагой мы расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования документа. Когда уже всё полностью будет оформлено, можно смело передавать итоговый вариант начальнику. Как только у директора появится свободная минутка, он проверит вашу служебку, изучит предлагаемые инициативы, подготовит ответ.

Примерный образец