Служебная записка на ремонт принтера

Служебная записка на ремонт принтера – это документ, с которым в адрес системного администратора или иного сотрудника, несущего ответственность за оборудование организации, может обратиться любой работник, заметивший, что установленное на его рабочем месте МФУ сломалось или вскоре выйдет из строя, нуждается в обслуживании. Сегодня мы разберемся, зачем нужна служебная записка, как правильно её составить.

Ремонт оборудования

Ответственность за ремонт оборудования организации несёт один конкретный сотрудник или целый отдел. Здесь всё будет зависеть от того, каким образом распределяются полномочия внутри организации. Чаще всего этой работой занимается системный администратор как наиболее близкий к технике человек.

Таким образом, сисадмин должен не только регулярно проводить заправку картриджей для принтеров, но также следить за самими многофункциональными устройствами. Любой принтер нуждается в регулярном обслуживании по части смазки механизмов, чистки сопел от краски и так далее и тому подобное. Периодичность проведения технического обслуживания зависит от модели и типа устройства, а также способов его эксплуатации, объемов печати. Очевидно, чем активнее эксплуатировать МФУ, тем чаще оно будет нуждаться в обслуживании.

Если оборудование, по вашему мнению, вот-вот выйдет из строя либо уже вышло, следует незамедлительно сообщить об этом компетентному лицу. Сисадмин посмотрит принтер, вынесет вердикт относительно того, нуждается ли устройство в ремонте или же нет.

Более того, если вовремя не обратить внимание на «тревожные звоночки», устройство может выйти из строя с еще более серьезными последствиями. Чем раньше мы сигнализируем о неполадках, тем лучше будет для всех.

Служебная записка

Служебными записками на практике пользуются далеко не все организации, отдавая предпочтение устным обращениям. Отметим, что служебка куда лучше любого устного обращения сразу по ряду причин.

Во-первых, таким образом у нас на руках останется факт официального обращения к коллеге с определённой просьбой. Если сисадмин в ближайшее время так и не примется за работу, можно будет пожаловаться на него директору.

Во-вторых, письменная просьба о ремонте принтера может позволить сисадмину систематизировать имеющиеся у него в настоящее время задачи. Следует понимать, что сотрудников и оборудования в офисе много, а значит, сисадмин может быть уже занят другой задачей, в том числе и более приоритетной.

В-третьих, ремонт, вероятнее всего, потребуется денежных затрат из кармана организации, а значит, сисадмину придется обращаться в бухгалтерию за деньгами. Наша служебная записка как раз и выступит основанием для списания денежных средств.

Любой приказ директора, равно как и любое списание денег со счета фирмы, должны иметь под собой соответствующие основания. Без таковых операция может быть поставлена под вопрос.

Форма документа

Говоря о форме документа, учтем, что служебная записка на ремонт принтера может быть сформирована в произвольном виде. При работе с официальной бумагой мы должны руководствоваться общими правилами делового документооборота, ориентироваться на схожие официальные бумаги. В частности, наша служебка должна быть составлена из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Сам текст выдерживаем в деловом, нейтральном стиле.

Что касаемо текста, написать его можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. В любом случае для нас самое главное – это наполнение, а не форма. Традиционным носителем выступит чистый лист бумаги формата А4.

Инструкция по составлению служебки

Процесс формирования служебной записки на ремонт принтера нам следует начать с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность нашего коллеги, отвечающего за оборудование. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем собственные ФИО и должность согласно штатному расписанию. В отличие от обращений, носящих внешний характер, нам не придется прописывать более подробные идентификаторы по типу паспортных данных и прочего.

Ниже по документу мы обращаемся к ответственному за ремонт оборудования сотруднику, утверждаем, что принтер, находящийся в нашем кабинете, сломался или вот-вот сломается (имеются характерные признаки), а значит, нуждается в ремонте. Приводим обстоятельства, на основании которых вы сделали такой вывод. Например, МФУ может издавать громкие нехарактерные звуки во время печати, часто зажевывать бумагу и так далее и тому подобное. Принтер в исправном состоянии печатает без заминки и очень ярко.

Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь нашу служебку уже смело можно назвать полностью сформированной и готовой к передаче на рассмотрение. Как только у сисадмина появится свободная минутка, он примет служебку в работу, начнет разбираться с вашим принтером.

Примерный образец