Служебная записка на ремонт автомобиля – это документ, с которым водитель транспортного средства обращается к начальнику гаража, описывает проблему, с которой ему пришлось столкнуться при эксплуатации, просит её исправить. Сегодня мы разберемся, кто должен следить за надлежащим техническим состоянием транспортных средств организации, как часто это необходимо делать, зачем нужны подобные служебные записки, если можно обойтись устной просьбой.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Транспортные средства в организациях
Если организации имеет на своём балансе одно или несколько транспортных средств, значит, должны быть и сотрудники, чьи деятельность с ними связана. В частности, это водитель, механик, начальник гаража. Если предприятие небольшое и имеет всего одну машину в целях извоза, все эти обязанности могут лечь на одного работника. Очевидно, что нет нужды нанимать дополнительных людей, чтобы обслуживать один автомобиль, куда проще будет пользоваться услугами контрагентов.
Совершенно другое дело, если основная деятельность компании неразрывно связана с эксплуатацией транспортных средств. Это может быть спецтехника, частный извоз (такси) или перевозка граждан на общественном транспорте. Такие предприятия обязаны проводить техническое обслуживание машины перед каждым её выходом на рейс. Специально обученный человек регулярно должен осматривать машины, расписываться за их надлежащее техническое состояния. Расписываясь в акте, механик принимает на себя ответственность. Если в ходе работ с машиной что-то случится, более того, пострадают люди, возникнет масса дополнительных проблем и головных болей для руководства.
Служебная записка на ремонт
Служебная записка на ремонт автомобиля представляет собой документ, автором которого, чаще всего, выступает водитель. Именно водитель на ежедневной основе эксплуатирует транспортное средство, а значит, наиболее полно осведомлен о том, что в его технической части имеются какие-то проблемы. Любой подозрительный звук может стать маркером того, что одна из частей машины не в порядке, нуждается в техническом обслуживании и ремонте.
Как правило, служебные записки в ходу в организациях, численность сотрудников которых переваливает за сотню человек. Более мелкие субъекты бизнесы обходятся исключительно устными обращениями. Доводим до сведения, что ремонт ТС – это именно та ситуация, когда делу лучше придать официальный характер.
Во-первых, официальное обращение позволяет его зарегистрировать и распределить по приоритету срочности. Сотрудник, занимающийся ремонтом машин, наверняка имеет не одну заявку, однако их срочность будет зависеть от характера поломки. Таким образом, чем более серьезный дефект, тем скорее он будет устранен.
Во-вторых, бумажная служебная записка способна снять с водителя дополнительную ответственность. Как ни крути, а именно он отвечает за машину и её поведение на дороге после выезда из парка. Сам факт обращения со служебкой на ремонт уже даст понять, что водитель знал о проблеме, просил его решить, однако столкнулся с тем, что работодатель распорядился эксплуатировать ТС в текущем состоянии.
В-третьих, ремонт автомобиля, вероятнее всего, затребует инвестиций. Это может быть закупка запчастей или оплата услуг контрагентов, занимающихся ремонтом транспортных средств. Списание денег происходит исключительно по распоряжению директора, а любой приказ руководителя должен иметь под собой основания. В нашем случае основанием и выступит служебная записка от водителя.
Форма документа
Говоря о форме такой разновидности документов как служебные записки, следует отметить, что каких-либо стандартных унифицированных бланков для их составления не существует вовсе. Получается, что водитель может сформировать официальную бумагу самостоятельно, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота. Наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.
Написать текст служебки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике.
Рассказываем, как составить служебку
Процесс формирования служебной записки на ремонт автомобиля нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность сотрудника, отвечающего за ремонт транспортных средств. В теории им может быть начальник гаража, главный бухгалтер или даже директор. Затем здесь же, немного отступив вниз, оставим ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме.
Ниже по документу водитель обращается к своему коллеге, утверждает, что в рамках трудовой деятельности эксплуатирует то или иное транспортное средство, заметил с ним определенные неполадки. Возможно, речь пойдет о странных звуках, издаваемых автомобилем, или чем-то ещё. Просим в кратчайшее время исправить ситуацию с техническим состоянием автомобиля, провести его техническое обслуживание.
Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования служебной записки. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, остается лишь передать её на рассмотрение, дождаться ответной реакции. Как только автомобиль будет приведен в надлежащее состояние, вам об этом сообщат, а значит, его можно запустить в эксплуатацию.
Примерный образец
