Служебная записка на расторжение договора

Служебная записка на расторжение договора – это официальная бумага, с которой сотрудник договорного отдела организации может обратиться в адрес её руководителя, сообщить о необходимости разрыва деловых отношений с тем или иным контрагентом. Сегодня мы разберемся, кто из работников компании имеет возможность заключать договоры от её имени, какую роль в этой процедуре играют служебные записки, зачем они вообще нужды.

Договоры между организациями

Заключение договоров между организациями – это топливо для любого коммерческого предприятия. По идее, изначально правом действовать от лица компании имеет исключительно её директор. В дальнейшем, когда внутренняя структура организации будет развиваться, подобные полномочия можно будет начать распределять между сотрудниками. Делать это можно посредством внесения изменений в учредительную документацию либо посредством оформления доверенностей на сотрудников.

Как бы то ни было, правом представлять организацию по части заключения договоров обычно обладает только директор, его заместитель. В отдельных случаях такие полномочия могут быть гарантированы некоторым начальникам отделов, однако обычно такого не происходит. В любом случае два ли у рядового сотрудника будет право заключать или расторгать договоры, а значит, без обращения к руководству обойтись едва ли выйдет.

Если сотрудник договорного отдела, занимающийся ведением дел с контрагентами, посчитает, что соглашение невыгодно сказывается на бюджете предприятия, он может выступить с инициативой о его расторжении. В принципе, такая деятельность как раз и входит в прямые должностные обязанности сотрудника договорного отдела.

Служебная записка на расторжение

Итак, если сотрудник посчитает, что заключенный с контрагентом договор не приносит прибыли или даже становится поводом для убытков, он должен обратиться к своему непосредственному начальнику и сообщить об этом. Начальник договорного отдела в свою очередь изучит вопрос по поводу ситуации, передаст сведения директору, ведь только он имеет возможность принимать решения относительно заключения и расторжения договоров с деловыми партнерами.

Отметим, что каждый отдельно взятый договор имеет свои уникальные условия расторжения. Где-то придется выплатить неустойку, а где-то достаточно будет лишь заблаговременно уведомить контрагента, направив ему соответствующее письмо. Второй вариант актуален для соглашений об оказании услуг. С первого числа следующего месяца оплату за услугу уже можно будет не вносить. Более подробно можно узнать об этом из положений Гражданского кодекса Российской Федерации.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на расторжение договора, следует отметить, что отечественный законодатель не предлагает сотрудникам в таких случаях пользоваться какими-либо шаблонами или бланками, позволяя исполнить официальную бумагу в произвольном виде. Для этого достаточно будет лишь освежить в памяти общие правила делового документооборота, вооружиться подручными средствами и приступить к работе.

Отметим, что каждая отдельно взятая организация имеет возможность самостоятельно разработать и закрепить на внутреннем уровне фирменные бланки, которыми сотрудники могли бы пользоваться по мере необходимости. В случае с заключением и расторжением договоров это будет крайне хорошим решением, способным благоприятно сказаться на работе всей организации. Если все заявки будут иметь единообразный внешний вид, руководителю станет куда проще в них разбираться.

Как бы то ни было, если ваша организация не имеет собственных шаблонов, сотрудникам придется брать ситуацию в свои руки. Здесь самое главное – это структура служебной записки. Так, официальная бумага должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Уже традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку «на пальцах»

Процесс формирования служебной записки на расторжение договора сотруднику следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим ФИО руководителя, его должность в фирме. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО сотрудника-заявителя, занимаемую в штатном расписании должность.

Ниже по документу обращаемся к руководителю, утверждаем, что на данный момент у нашей организации заключен договор с таким-то контрагентом, однако в силу определенных обстоятельств соглашение должно быть расторгнуто. Разъясняем, по каким причинам вы считаете расторжение договора необходимой мерой, как пришли к такому выводу. Также нелишним будет кратко описать руководителю условия расторжения, чтобы он не тратил своё время на копание в тексте документа.

Примерный образец