Служебная записка на распределение обязанностей между сотрудниками – это официальная бумага, с которой в сторону руководителя всей организации в целом может обратиться один из рядовых работников, выступив с инициативой пересмотра пределов ответственности по должностям. В рамках настоящего текста мы постараемся разобраться, каким именно образом происходит распределение обязанностей между представителями отдельных профессий, в каких случаях встречаются конфликты интересов, как можно их исправить посредством служебной записки.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Образец служебной записки на распределение обязанностей между сотрудниками
Бланк служебной записки на распределение обязанностей между сотрудниками
Обязанности сотрудников
Подписывая трудовой договор с организацией, новый сотрудник предварительно должен ознакомиться с тем, какие обязанности на него будут по итогу возложены. Какой-то их процент обычно прописывается непосредственно в самом трудовом договоре, тем не менее основной массив будет сконцентрирован именно в должностной инструкции. Если ознакомиться с положениями Трудового кодекса Российской Федерации по части приема людей на работу, можно подчерпнуть, что работодатель обязан посвятить соискателей в различные внутренние моменты:
- правила техники безопасности на предприятии;
- вопросы по части пожарной безопасности, в том числе эвакуационные пути;
- должностная инструкция с конкретным перечнем прав и обязанностей;
- корпоративная этика, иерархия;
- положения о выплате премии и мотивации.
Так, если соискателя всё устроит, он может смело расписываться в трудовом договоре и приступать к работе. Те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в должностной инструкции, он должен будет выполнять на ежедневной основе.
Перераспределение обязанностей
Уже в ходе работы очень часто становится понятно, что обязанности распределены между различными сотрудниками не совсем корректно. В принципе, это вполне нормальная практика, поскольку должностные инструкции пишутся на голой теории, в то время как практика вносит свои коррективы.
Например, очень часто конфликты происходят на предприятиях, создающих какой-то один конкретный продукт: автомобиль, оборудование, техническое устройство. На таких производствах зачастую бывает непонятно, где заканчивается сфера ответственности одного отдела и начинается сфера ответственности другого. Более того, иногда было бы логично перенести обязанности одних сотрудников на других или же поменять их местами.
В большинстве случаев причиной для перераспределения обязанности будет являться оптимизация рабочего процесса. Как ни крути, а все сотрудники нацелены на результат, а тем более в тех случаях, когда от этого результата напрямую зависит заработная плата. У каждого человека в голове могут быть свои идеи и мысли относительно того, каким образом можно было бы улучшить внутренние процессы, сделать их более эффективными и менее энергозатратными.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на распределение обязанностей между сотрудниками, следует понимать, что документ сам по себе является нестандартным, а значит, искать какой-то установленный госорганами шаблон было бы весьма опрометчивым решением. Более того, с 2014 года отечественный законодатель и вовсе перестал предъявлять какие-либо требований к форме и содержанию служебок, чем позволил составлять такую документацию фактически в свободной форме. Конечно, общие правила делового документооборота никто не отменял, тем не менее они представляют собой лишь набор рекомендаций.
Под правилами делового документооборота, в первую очередь, понимают соблюдение делового стиля языка и нейтрального тона обращения. Как ни крути, а мы находимся в деловой, профессиональной среде, где коллеги должны друг друга уважать. Во-вторых, не станем забывать и о существовании вполне конкретной для подобных документов структуры: шапка, основной содержательный блок, реквизиты. Далее мы пройдемся по каждому отдельно взятому структурному элементу, расскажем, как не допустить банальных ошибок.
Написать текст служебной записки сотрудник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Несмотря на то, что чисто в теории оба варианта можно использовать, мы бы всё-таки рекомендовали отдать предпочтение именно печатному.
Инструкция по составлению служебной записки
Начинаем составлять служебную записку на распределение обязанностей между сотрудниками с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны будем указать, кому и от кого подается документ. Здесь указываем полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. Далее по тексту, немного отступив вниз, оставим ФИО и должность автора служебки, но уже в родительном падеже.
Ниже по документу официально обращаемся к начальнику с инициативой перераспределения обязанностей между различными сотрудниками. Утверждаем, что, по нашему мнению, обязанности распределены не совсем корректно и честно, иная схема их распределения пошла бы на пользу предприятию. Предлагаем директору свою видение, просим утвердить его на официальном уровне через приказ.
В завершение работы с официальной бумагой мы расписываемся за всё вышеизложенное и ставим дату формирования документа. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется только передать её начальнику на рассмотрение и дождаться его ответной реакции.
Примерный образец
