Служебная записка на распределение экономии

Служебная записка на распределение экономии – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться фактически любой сотрудник, выступив с инициативой перераспределения сэкономленных по итогам годам денежных средств. Сегодня мы разберемся, что такое экономия, каким образом можно её перераспределить, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Экономия в организации

Юридические лица всегда планируют свои бюджеты на год вперед, чтобы понимать, на что можно рассчитывать по итогам года, можно ли получить выручку, в каком размере. Безусловно, запланировать абсолютно все нельзя, однако можно распределить бюджет на зарплатный фонд, закупку хозтоваров и канцелярии.

Зарплатный фонд – это энная сумма денежных средств, предназначенная для выплаты сотрудникам компании. Конечно, этой суммы может оказаться недостаточно или не, наоборот, слишком много. Дело в том, что сотрудники могут увольняться с предприятия, а значит, их заработная плата остается в руках работодателя. Если так вышло, что по итогам года часть бюджета зарплатного фонда удалось сэкономить, эти деньги можно каким-то образом перераспределить. Во многих организациях принято выплачивать премии перед новым годом как раз из этого фонда. Как правило, практически всегда удается сэкономить на зарплате, ведь расчет делается, учитывая расходы «по максимуму».

Вопросом выплаты заработной платы ведает бухгалтерия. Именно главбух будет тем человеком, который первым узнает об экономии по результатам года.

Служебная записка

Служебная записка на распределении экономии, по сути дела, представляет собой строго внутреннее обращение, которое должно в любом случае рассматриваться внутри одного конкретно взятого предприятия. Один из сотрудников компании сможет обратиться в адрес руководителя фирмы с инициативой распределения сэкономленных денежных средств.

Совершенно не факт, что руководитель согласится каким-то образом перераспределять деньги из зарплатного фонда. Очень часто полученную сумму делят между всеми сотрудниками компании пропорционально занимаемой ими должности. Очевидно, что руководители должны получить больше, чем рядовые сотрудники.

Распределением денежных средств в бюджете организации может заниматься только его руководитель. Вариантов здесь всего два: согласовать премию для сотрудников по результатам закрытия периода либо же возвратить их в бюджет, пустить на другие цели. Хорошим решением будет перенести бюджет в зарплатный фонд на следующий год.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на распределение экономии, следует отметить, что отечественным законодателем не закрепляются, как таковые, бланки или шаблоны. Таким образом получается, что чисто в теории сформировать такую служебку может совершенно любой работник, имеющий соответствующую задачу перед собой. При составлении служебки ему придется руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота. В частности, обращаться к руководителю мы должны вежливо, а также следует придерживаться нейтрального тона повествования, делового стиля языка.

По структуре служебная записка на распределении экономии должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. О том, как правильно составить каждый отдельно взятый элемент, мы расскажем далее по тексту.

Написать текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае должен стать чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как сформировать служебную записку

Начинаем составлять служебную записку на распределение экономии с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги указываем, кому и от кого подается официальная бумага. Напоминаем, что адресатом служебной записки всегда должен стать директор компании как её единоличный руководитель. Указываем ФИО нашего руководителя и занимаемую им на предприятии должность. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, его должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к руководителю организации, утверждаем, что по результатам годам зарплатный фонд предприятия был израсходован не полностью, часть средств удалось сэкономить. Следующим шагом предлагаем директору каким-то образом использовать сэкономленные денежные средства. Например, можно предложить выплатить сотрудникам компании премию из сэкономленного фонда.

Примерный образец