Служебная записка на проведение ревизии

Служебная записка на проведение ревизии – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из её сотрудников, выступить с инициативой проведения внутренней проверки финансовых документов. Сегодня мы разберемся, что представляет собой ревизия, чем она отличается от инвентаризации и аудита, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Ревизия

Под ревизией на предприятии принято понимать проведение внутренней проверки финансовой документации, в рамках которой организация может обнаружить различного рода несостыковки и даже дыры в отчетности. Ревизию время от времени неплохо бы проводить совершенно всем компаниям на рынке, вне зависимости от их рода деятельности, тем не менее никаких обязательств по данной части нет. Если законодатель еще обязывает проводить инвентаризации, то вот ревизия – это всегда дело добровольное.

Следует понимать, в чем заключается отличие ревизии от инвентаризации и аудита. Во многом, это весьма схожие понятия, тем не менее имеющие друг от друга довольно серьезные отличия. Более того, многие сотрудники называют инвентаризацию ревизией, путаясь в терминах.

Итак, ревизия представляет собой внутреннюю проверку финансовой документации, финансовой отчетности. По сути дела, это та же самая процедура, что и аудит, однако за одним важным исключением – проверки внутренняя. Если аудит всегда проводится сторонней организацией за деньги, то вот ревизию будут проводить работники этой же самой компании.

С инвентаризацией отличия просматриваются совершенно с другой стороны. Если ревизия должна проверить документацию, то вот инвентаризация подвергает проверке именно фактическое нахождение тех или иных ТМЦ на складах.

Служебная записка

Принимать решение о том, как часто проводить ревизию на предприятии и проводить ли её вообще, уполномочен исключительно руководитель этого самого предприятия. Законодатель не ставит здесь каких-либо рамок и не выдвигает требований, ограничений. Таким образом получается, что ревизия может быть как плановой, так и внеплановой, ставшей результатом необходимости в организации.

Адресатом такой служебной записки всегда должен выступать руководитель компании. В обществе с ограниченной ответственностью это будет его директор. Что касаемо исполнителя, то здесь всё индивидуально. Дело в том, что фактически любой работник имеет право выступить с инициативой проведения ревизии. Конечно, условному охраннику нет дела до вопросов оформления отчетной финансовой документации, однако в качестве заявителя могут выступить бухгалтер, руководитель филиала, заместитель директора и так далее и тому подобное.

Составленную служебную записку нужно передать на рассмотрение директору. Он в любом случае будет обязан изучить её содержание, принять соответствующее решение. Если начальник всё-таки согласует ревизию, ему придется издать соответствующий приказ, сформировать комиссию и назначать ответственное лицо. Обычно во главе ревизии ставят одного из руководителей локального звена: начальник структурного подразделения, главный бухгалтер.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на проведение ревизии, следует отметить, что каких-то конкретных бланков или шаблонов по состоянию на сегодняшний день не существует вовсе. Таким образом получается, что сформировать официальную бумагу работник, желающий выступить с инициативой проведения ревизии, может самостоятельно и в свободной форме.

Для того, чтобы не допустить банальных ошибок и не прослыть неграмотными в глазах директора, мы будем руководствоваться общими правилами делового документооборота. Среди прочего, уделим не последнее внимание вопросу структуры нашей служебной записки. По структуре наша официальная бумага должна разделяться на шапку, основной содержательный блок и реквизиты. Во всём остальном автор служебки предоставлен сам себе.

Написать текст записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта допускаются к применению на практике.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем процесс формирования служебной записки на проведение ревизии с заполнения её шапки. В частности, в правом верхнем углу листа бумаги мы должны прописать полное наименование нашей компании, а также ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор записки должен будет обозначить собственные ФИО и наименование занимаемой должности в штатном расписании фирмы.

Ниже по документу мы официально обращаемся к руководителю, выступаем с инициативой проведения на предприятии ревизии. В силу того, что мероприятие не является обязательным, мы должны указать причины проведения такого мероприятия. Например, можно сослаться на подготовку к проведению аудита или инвентаризации. Таким образом удастся заблаговременно выявить и решить часть проблем с отчетной документацией.

Примерный образец