Служебная записка на проведение мероприятия в конференц-зале

Служебная записка на проведение мероприятия в конференц-зале – это официальная бумага, с которой в адрес одного из руководителей компании может обратиться фактически любой её сотрудник, выступить с инициативой занятия конференц-зала под те или иные нужды такого-то числа на определенный срок. Сегодня мы разберемся, что представляет собой конференц-зал, для каких целей он обычно используется, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Конференц-зал

Конференц-зал – это помещение, предназначенное для проведения различного рода демонстрационных мероприятий. Например, речь может идти о демонстрации нового продукта организации или её плана развития на следующие несколько лет. Одним из главных атрибутов конференц-зала является большой экран, на котором и будут демонстрироваться медиа файлы. Например, речь может идти о слайдах и презентации, видеоролике или чем-то ещё.

Конференц-зал не имеет какого-то универсального размера. Количество посадочных мест внутри помещения будет зависеть исключительно от желания и наличия технической возможности. В теории конференц-зал может быть представлен в мини-версии, исполненной в виде переговорной комнаты. Обычно в таком помещении есть место под четырёх человек и не более.

Как правило, если мы говорим о крупном производственном предприятии, то конференц-зал такой организации должен вмещать в себя не меньше сотни человек. Обычно именно в конференц-залах проводят различного рода награждения, вручения ценных призов и подарков, объявляют благодарности и объявляют о важных изменениях.

Служебная записка

Служебная записка на проведение мероприятия в конференц-зале является строго внутренним документом организации, с которым в адрес ответственного лица сможет обратиться фактически любой сотрудник фирмы. Говоря об адресате, отметим, что в теории заниматься распределением внутренних помещений могут несколько сотрудников. Например, это может быть заведующий по АХЧ, системный администратор, администратор здания в целом и так далее. Перед тем, как составлять служебку, нужно найти ответ на этот вопрос в стенах вашей организации.

Во-первых, служебная записка нужна для того, чтобы официально распределить время между несколькими мероприятиями и людьми. Во избежание ситуации, когда на конференц-зал в одно и то же время претендуют несколько работников, служебная записка регистрируется официально, проходит через руководство. Кто обратится первым и чьё мероприятие будет более важным по мнению руководства, тому и выдадут право на его проведение.

Во-вторых, одного лишь предоставления конференц-зала для проведения запланированного мероприятия, вероятнее всего, окажется недостаточно. Очень часто в таких случаях используется мультимедийное оборудование: звук, экраны, проекторы, микрофоны и так далее. Всё это оборудование нужно принести со склада, заблаговременно подключить и проверить на работоспособность. Этим также должен заниматься местный технический специалист.

Форма документа

Служебная записка на проведение мероприятия в конференц-зале представляет собой строго внутренний документ, используемый в рамках одного конкретно взятого предприятия. Таким образом получается, что его сторонами выступят представители одной фирмы.

Отечественный законодатель не предоставляет каких-то конкретных бланков или шаблонов, которые можно было бы использовать для формирования такой служебной записки. Этот факт означает, что инициативному сотруднику придется взять ситуацию в свои руки и составить служебную записку самостоятельно, в свободной форме.

По структуре служебка будет состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4. Написать текст служебной записки мы сможем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Инструкция по составлению служебной записки

Процесс формирования служебной записки на проведение мероприятия в конференц-зале нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем, кому и от кого подается документ. Здесь потребуется указать ФИО и должность сотрудника, в адрес которого вы обращаетесь, а также ФИО и должность автора служебной записки. В качестве адресата может выступить директор, системный администратор или кто-то ещё.

Ниже по документу обращаемся в адрес своего коллеги, просим его на такое-то число предоставить нам конференц-зал для проведения такого-то мероприятия, надлежащим образом его подготовить. Здесь мы должны перечислить, о каком конкретно мероприятии идет речь, какое конкретно оборудование нам потребуется для проведения: микрофон, проектор, экран, компьютер и так далее.

Примерный образец