Служебная записка на пролонгацию договора – это самостоятельный документ, с которым в адрес одного из руководителей организации сможет обратиться ответственный за взаимодействие с контрагентами сотрудник, выразить инициативу относительно пролонгации уже заключенного соглашения. Сегодня мы постараемся разобраться, что представляет собой пролонгация в деловой среде, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Пролонгация договора
Изучив Гражданский кодекс Российской Федерации, мы обратим внимание, что одним из существенных условий любого договора является его срок. Например, поставщик обязан в такой-то срок поставить товары или же исполнитель будет обязан на протяжение такого-то промежутка времени оказывать какие-то услуги. Когда срок соглашения истечет, предполагается, что все договоренности утрачивают силу, а вместе с ними и заканчивают существования партнерские отношения.
Если за период сотрудничества оба контрагента проявили себя с лучшей своей стороны, может быть принято решение относительно продления партнерства. На языке деловой среды продление именуется как пролонгация.
Желания лишь одного контрагента окажется недостаточно для пролонгации соглашения, а значит, придется добиться согласия делового партнера. Для этого в его адрес должно быть направлено письмо-уведомление о пролонгации договора.
Интересы организации на рынке должен представлять её единоличный руководитель. Так, в обществе с ограниченной ответственностью представительские функции ложатся на плечи его директора. Именно директор и должен будет направлять в адрес контрагента деловое письмо.
В силу того, что в России действует принцип свободы договора, партнерская организация оставляет за собой полное право отказать в пролонгации соглашения, конечно, если мы не говорим об исключительных случаях. Например, нельзя отказаться от заключения или пролонгации договоров на вывоз твёрдых коммунальных отходов или на отопление жилых помещений.
Служебная записка
Служебная записка на пролонгацию договора представляет собой строго внутренний документ, используемый для разрешения внутренних вопросов и проблем организации. В нашем случае ответственный за договоры сотрудник будет обращаться к директору с инициативой пролонгации. Дело в том, что руководитель в силу своей занятости и специфики работы не имеет возможность лично следить за исполнением каждого договора предприятия. Для решения таких вопросов существуют специальные люди или даже отделы. Именно эти люди и должны будут по мере необходимости просить директора каким-то образом взаимодействовать с контрагентами.
Выступить автором служебной записки на пролонгацию договора в теории может сотрудник договорного отдела или же менеджер по реализации продуктов фирмы, специалист по снабжению, заведующий по АХЧ. На практике представители различных должностей так или иначе взаимодействуют с партнерами по бизнесу, но в своих сферах.
Что касаемо адресата, то здесь всё, как мы уже говорили выше, прозаично. Адресатом такой служебной записки станет единоличный руководитель организации. В случае с ООО это будет директор.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на пролонгацию договора, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предъявляет каких-либо требований к составлению такого рода официальных бумаг. Таким образом получается, что в теории документ может быть составлен любым работником самостоятельно и в свободной форме. Для этого достаточно будет лишь освежить в памяти общие правила делового документооборота или же изучить их с нуля, если ранее не приходилось сталкиваться.
Во-первых, уделим внимание структуре нашей записки. Так, она должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Во-вторых, придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования.
Исполнить текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.
Разбираемся, как составить служебная
Начинаем составлять служебную записку на пролонгацию договора с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование компании, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя, уполномоченного отвечать за взаимодействия с деловыми партнерами. О себе автор служебной записки укажет собственные ФИО, наименование занимаемой должности в штатном расписании, в родительном падеже.
Ниже по документу официально обращаемся к начальнику, ссылаемся на то, что в скором времени подходит к окончанию срок такого-то договора с таким-то контрагентом. Поподробнее разъясняем, что сотрудничество за это время оказалось весьма плодотворным, принесла обеим организациям свои плоды, было бы неплохо продлить партнерское сотрудничество. Просим начальника пролонгировать договор.
В завершение работы с официальной бумагой расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования служебной записки. Теперь, когда документ уже полностью составлен, останется только передать его на рассмотрение и дождаться ответной реакции.
Руководитель не обязан удовлетворять вашу служебную записку и писать письмо контрагенту. Всё будет зависеть от того, насколько он будет заинтересован в такой инициативе.
Примерный образец
