Служебная записка на продление рабочего дня

Служебная записка на продление рабочего дня – это документ, с которым в адрес директора предприятия может обратиться начальник одного из отделов компании, попросить о продлении рабочих смен своих подчинённых в связи с определенными обстоятельствами. Сегодня мы разберемся, в каких случаях отечественный Закон «О труде» позволяет продлевать рабочие смены сотрудников, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Рабочее время

Подписывая трудовой договор с организацией, гражданин обязуется соблюдать его условия. Так, одним из существенных условий договора будет являться рабочее время, устанавливаемое коллективным или трудовым договором. Если мы говорим о стандартной рабочей неделе 5 на 2, сотрудникам придется работать 5 дней в неделю по 8 часов в день, прерываясь на отдых. Таким образом к концу недели получится, что сотрудник честно отработал сорок часов, сможет получить за них честную оплату.

Сотрудник обязан трудиться исключительно в те часы, которые прямо прописаны в его договоры. Любые неформальные высказывания начальства о том, что сегодня нужно задержаться на работе, чтобы доделать какие-то работы, не имеют абсолютно никакого юридического веса. В теории работодатель, конечно, может продлить рабочий день своих сотрудников, однако и тут существует ряд условий, нюансов.

Любая работа, выходящая за рамки стандартного рабочего дня сотрудника, будет считаться сверхурочной. Сверхурочная работа в свою очередь оплачивается дороже, нежели обычная, оформляется исключительно с согласия самих работников, утверждается приказом директора. Таким образом мы получаем три обязательных условия для продления рабочего дня:

• согласие сотрудников;
• утверждение дополнительной оплаты;
• издание соответствующего приказа руководителя.

Продление рабочего дня

Продление рабочего дня представляет собой, как правило, вынужденную меру, носящую исключительно временный характер. Ситуации, требующие столь кардинального решения, могут произойти как в частной организации, так и на государственной службе:

• формирование бухгалтерского или иного отчета;
• горящие сроки контракта или договора;
• срочный подряд с истекающим сроком.

Все эти и многие другие обстоятельства могут потребовать дополнительных усилий от работников. Если начальник отдела посчитает, что стандартного восьмичасового рабочего дня окажется недостаточно для закрытия срочной задачи, он может выступить с инициативой о продлении рабочего дня. Как мы уже говорили ранее, просто принудить подчинённых трудиться больше не получится, ведь такой подход однозначно противоречит закону.

Первым делом начальнику следует узнать, что сотрудники его отдела думают относительно подобной инициативы. Далеко не каждый работник согласится на протяжение определенного периода трудиться дольше, пусть даже и за хорошую доплату. У кого-то имеются проблемы со здоровьем, а кто-то должен забирать детей из детского сада. Как только на руках у начальника окажется список добровольцев, можно будет приступать к составлению служебной записки на имя директора.

Форма документа

Служебная записка на продление рабочего дня является строго внутренним документом конкретно взятой организации, а значит, он никогда не выйдет за рамки её документооборота. С 2014 года отечественные власти оставили попытки регулирования документооборота предприятий, а значит, служебку можно будет составить самостоятельно, в свободной форме. Для этого достаточно лишь освежить в памяти общие правила делового документооборота, ознакомиться со стандартной для подобных обращений структурой.

Если в вашей компании существуют фирменные бланки, следует взять один из таких за основу для своей служебки. Шаблон позволит не только упростить задачу, но также придаст служебке более деловой внешний вид.

В том случае, когда на предприятии бланков не оказалось, придется брать ситуацию в свои руки. Написать текст допускается как чёрной или синей шариковой ручкой, так и на компьютере при помощи машинописных средств.

Инструкция по составлению служебки

Процесс составления служебной записки на продление рабочего дня нам следует начать с формирования её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги отметим, кто выступает адресатом данного обращения, его заявителем. Прописываем полное наименование нашего предприятия, ФИО и должность его руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение. Если директор согласует инициативу, он издаст приказ о продлении рабочего дня, о привлечении сотрудников к сверхурочной работе. Имеем в виду, что продлить рабочий день можно лишь тем работникам, которые на это согласны.

Примерный образец