Служебная записка на продление командировки

Служебная записка на продление командировки – это документ, с которым в адрес руководителя компании может обратиться находящийся в служебной поездке сотрудник, выразить инициативу относительно продления уже длящейся командировки по тем или иным причинам. Сегодня мы разберемся, в каких случаях на предприятии может подняться вопрос о продлении служебной поездки, каким образом нам в этом может помочь служебная записка, как правильно её оформить.

Задачи на командировку

Согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации командировка представляет собой ситуацию, когда работник по поручению и за счет средств работодателя вынужден исполнять свои должностные обязанности вне привычного рабочего места. Вопреки расхожему мнению, служебная поездка необязательно должна быть связана с оставлением населенного пункта или даже пределов области. В теории за командировку можно расценить даже работу в соседнем офисном здании, если будет соблюден ряд дополнительных условий.

Командировка всегда оформляется приказом директора с определенными сроками. В большинстве случаев еще до отъезда сотрудника в служебную поездку ему приобретаются билеты на обратную дорогу. Всё дело в том, что изначально рассчитываются сроки выполнения всех работ.

Перед сотрудником ставится вполне конкретное командировочное задание. Его подготовкой занимается непосредственный начальник командируемого работника. Предполагается, что за выделенный промежуток времени работник должен справиться с поставленной перед ним задачей. Очевидно, что руководитель понимает объемы работы и темпы работы своего сотрудника, соответственно грамотно расставит сроки.

Продление командировки

Продление командировки – это процедура весьма редкая, тем не менее возможная. Время от времени на практике можно столкнуться с ситуациями, буквально вынуждающими работодателя продлевать служебную поездку для своего сотрудника. Очевидно, что мероприятие это весьма проблематичное, поскольку нужно в экстренном порядке что-то решать с билетами на транспорт, проживанием и перечислением дополнительных суточных на каждый день продления.

Для того чтобы официально продлить служебную поездку, начальник должен издать соответствующий приказ. Как известно, для чистоты документации любое распоряжение руководителя должно на чем-то основываться. В нашем случае основанием как раз и станет служебная записка на продление командировки от сотрудника, уже в ней находящегося.

Направить служебку в офис организации, находясь вдали от него, можно несколькими способами: почтой России или же в электронном виде. Как правило, нет никакой необходимости в отправке заказного письма, будет достаточно лишь фотографии написанной на бумаге служебки в любой мессенджер. Кадровик примет такое обращение в работу, распечатает и передаст директору на рассмотрение.

Итоговое решение о продлении командировки или оставлении всего на своих местах будет принимать уже директор организации. Если начальник посчитает необходимым растянуть сроки служебной поездки, он издаст соответствующий приказ, зарегистрирует его официально.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на продление командировки, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предъявляет каких-либо строгих требований по части оформления подобного рода документов. Таким образом получается, что в теории официальная бумага может быть составлена сотрудником самостоятельно и в свободной форме, при условии соблюдения лишь нескольких основных правил.

Во-первых, автор служебки должен обратить внимание на её структуру. По структуре официальная бумага будет состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Во-вторых, что касаемо текста, придерживаемся делового стиля языка и нейтрального тона повествования. Исполнить содержание допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике, тем не менее в условиях нахождения в командировке выбирать порой не приходится.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять нашу служебную записку на продление командировки с заполнения шапки официальной бумаги. В правом верхнем углу листа бумаги работник должен в дательном падеже указать ФИО руководителя, к которому он обращается, а также его должность на предприятии, полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму. О себе автор служебки оставляет примерно аналогичный набор сведений, но уже в родительном падеже. Наименования должностей должны быть указаны так же, как и в штатном расписании.

Ниже по документу обращаемся в адрес начальника, ссылаемся на то, что в настоящий момент вы находитесь в командировке. Ссылаемся на определенные обстоятельства, делающие невозможным завершение работы в изначально установленный срок, просим руководителя продлить срок нашего пребывания в служебной поездке для выполнения командировочного задания.

Примерный образец