Служебная записка на приобретение запчастей

Служебная записка на приобретение запчастей – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации или материально ответственного лица может обратиться один из сотрудников, выступить с инициативой заказа у поставщиков тех или иных запчастей для оборудования предприятий или её транспортных средств. Сегодня мы разберемся, что можно понимать под запчастями, какие из них всегда должны находиться в наличии, причем здесь служебная записка, кто и как будет её составлять.

Запчасти на предприятии

Запчасти – это, по большей части, различного рода расходники, которые используются для осуществления текущего ремонта какого-то оборудования или транспортных средств. Предполагается, что в любой момент времени объект может выйти из строя, необходимо будет в кратчайшие сроки провести ремонт. Если необходимых для технического обслуживания объекта запчастей не окажется в наличии, придется заказывать их у поставщика или спешно искать по городу, а это уже дополнительные расходы. Всё то время, пока устройство будет находиться в нерабочем состоянии, сотрудники не смогут вести работы, а это снова растраты.

Для того, чтобы такого не происходило, нужно закупать запчасти своевременно, в достаточном количестве держать их на складе. Если вдруг что-то сломается, у нас появится сиюминутная возможность решить проблемный вопрос и наладить оборудование.

Следует понимать, что далеко не все запчасти можно всегда иметь в наличии под рукой, ведь это нецелесообразно. Очевидно, что заранее готовиться к тому, что у машины выйдет из строя ДВС, потребует полной замены, никто не станет. Здесь речь идёт, скорее, о расходника по типу запасных аккумуляторов, машинных колодок, свечей и так далее и тому подобное.

Служебная записка

Служебная записка на приобретение запчастей представляет собой строго внутренний документ, с которым сотрудник, ответственный за распределение материальных ценностей, может обратиться в адрес руководителя, попросить выделить деньги на осуществление заказа. Фактически же закупкой будет заниматься совершенно другой человек, в чьи обязанности входит работа с поставщиками, формирование заказов, приёмка товара. Это может быть заведующий по АХЧ, начальник гаража или же завхоз.

Автором такой служебки в теории может быть совершенно любой сотрудник, отвечающий за проведение текущего ремонта оборудования. Именно этот человек лучше других осведомлен о том, каких запчастей ему не хватает для работы. Если так случится, что какое-то оборудование выйдет из строя, а необходимых деталей для ремонта не окажется под рукой, все вопросы будут адресованы ответственному человеку.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на приобретение запчастей, следует отметить, что отечественный законодатель не предусматривает каких-либо конкретных бланков или шаблонов для составления такого документа. Таким образом получается, что официальная бумага может быть составлена сотрудником самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом одними лишь общими правилами делового документооборота. Не забываем также ориентироваться на схожие документы. По структуре служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать служебную записку на приобретение запчастей сотрудник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем процесс формирования служебной записки на приобретение запчастей с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование компании, а также ФИО её представителя, к которому мы и будем обращаться. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность на предприятии. В силу того, что данное обращение носит строго внутренний характер, прописывать более подробные идентификаторы нет необходимости.

Следующим шагом мы обращаемся к своему коллеге, ответственному за закупку запчастей и поддержание их на складе в нужном количестве, просим осуществить закупку тех или иных деталей. По идее, мы должны предоставить целый список продуктов с наименованиями и количеством штук.

Если руководитель согласует закупку, он проставит визу «согласовано», можно будет передавать служебную записку ответственному коллеге. Он в свою очередь сравнит цены у различных поставщиков, оценит сроки, примет решение относительно окончательного выбора контрагента. В том случае, когда запчасти нужны немедленно, нужно это прописывать. Возможно, закупщик сделает выбор в пользу большей стоимости и меньших сроков доставки для удовлетворения вашего запроса. Опять же, такие вопросы должны проходить через директора как через лицо, ответственное за бюджет компании.

Примерный образец