Служебная записка на приобретение служебного автомобиля

Служебная записка на приобретение служебного автомобиля – это официальная бумага, с которой в адрес директора организации может обратиться фактически любой сотрудник, выступить с инициативой покупки служебного транспортного средства в гараж. Сегодня мы разберемся, как правильно составить такую служебную записку, в каком случае руководитель компании сможет согласовать покупку машины.

Служебный транспорт

Под служебным транспортом понимаются автомобили, эксплуатируемые организацией в своих личных, в том числе и коммерческих, целях. Само транспортное средство, по сути дела, может быть фактически любым:

• легковушка;
• минивэн;
• автобус;
• грузовик;
• фура;
• и так далее.

Здесь всё зависит от того, какие цели и задачи стоят перед предприятием. Например, если сотрудники фирмы часто перемещаются по городу в служебных целях, делают это на такси или общественном транспорте, можно поднять вопрос относительно покупки служебной машины. Такси стоит дорого, если сравнивать со служебной машиной, а общественный транспорт не позволяет в кратчайшие сроки добраться из точки А в точку Б.

Отметим, что служебный автомобиль очень часто предполагает наем штатного водителя компании, который и будет заниматься извозом работников. Далеко не у каждого есть водительские права. Более того, управление автомобилем возлагает на человека дополнительную ответственность, от которой он может хотеть держаться подальше. Так, если человек передвигается на пассажирском сидении, он без лишних проблем может работать в поездке, открыв ноутбук, взяв смартфон.

Служебная записка

Служебная записка на приобретение служебного автомобиля представляет собой строго внутреннее обращение, используемое в рамках одного конкретно взятого предприятия. В нашем случае кто-то из сотрудников будет обращаться в адрес директора с инициативой приобретения служебной машины.

В теории выступить автором такой инициативы может совершенно любой работник компании из её штата, однако фактически это должен быть кто-то из представителей руководящего звена. Например, заместитель директора, начальник одного из отделов, руководитель филиала или структурного подразделения. Предполагается, что такие руководители имеют в распоряжение информацию, как трудятся их подчинённые, знают, как можно оптимизировать рабочий процесс. Если начальник посчитает, что покупка служебной машины позволит сделать работу на предприятии более продуктивной, донесет свои мысли до руководителя, его обращение удовлетворят.

Отметим, что директора организации обязан лишь рассматривать поступающие в его адрес обращения, тем не менее не обязан их удовлетворять. Вопрос удовлетворения является дискуссионным, будет разрешаться по-своему в каждом отдельно взятом случае. Если автору служебки удастся достаточно замотивировать свою позицию относительно служебного транспорта, директор пойдет навстречу.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на приобретение служебного автомобиля, хочется отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предусматривает применения каких-либо строгих бланков или шаблонов. Таким образом получается, что официальную бумагу мы сможем составить самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом лишь общими правилами делового документооборота. В частности, в работе нам пригодится стандартный набор канцелярских принадлежностей.

По структуре служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Традиционным носителем информации в нашем случае выступит чистый лист бумаги формата А4.

Исполнить текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно прописать, кому и от кого подается служебка. Здесь мы в дательном падеже указываем ФИО и должность нашего руководителя, а также полное наименование организации. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебной записки, в родительном падеже. Такого набора информации оказывается вполне достаточно, чтобы считать служебную записку полностью составленной.

Ниже по документу мы обращаемся к руководителю, просим его рассмотреть инициативу относительно приобретения служебного автомобиля для нужд организации. Утверждаем, что машина поможет сотрудникам компании в работе в плане:

• извоза;
• помощи в исполнении работ;
• перевозки пассажиров.

Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её итоговый вариант руководителю на рассмотрение.

Примерный образец