Служебная записка на приобретение рабочего телефона – это документ, с которым в адрес ответственного за имущество компании лица может обратиться любой сотрудник, нуждающийся в средстве связи. Сегодня мы расскажем, в каких случаях может пригодиться подобная официальная бумага, как правильно её составить, кому адресовать.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Рабочие телефоны
Рабочий телефон – это неотъемлемая часть любого офисного рабочего места. Идеальный стол офисного работника должен быть укомплектован следующим оборудованием и инструментом:
- персональный ПК (монитор и системный блок);
- набор канцелярии и простейший оргтехники;
- стационарный телефон.
Телефон используется в компаниях как для внутренней связи между коллегами по выделенной линии, так и для связи с контрагентами, клиентами, государственными органами, третьими лицами. Более того, существует ряд профессий, для которых телефон – главный инструмент для выполнения должностных обязанностей, заработка денежных средств. Сюда можно отнести операторов кол-центров, менеджеров по продажам, сотрудников службы технической поддержки и так далее.
Если телефон вышел из строя, это значит, что работник не может выполнять свою работу вовсе или какую-то его часть, а значит, продуктивность значительно снизится. Чем быстрее будет решен вопрос с рабочим телефоном, тем скорее сотрудник сможет приступить к своим должностным обязанностям, а значит, сможет приносить польщу организации.
Сотовый или стационарный
Рабочий телефон может быть как сотовым, так и стационарным, пусть мобильные устройства организации крайне редко выдают своим сотрудником, хотя такое и случается. В большинстве случаев, когда работа человека предполагает перемещение по городу и постоянное нахождение на связи, работодатель оформляет корпоративную сим-карту с исходящими звонками и мобильным интернетом за свой счёт. Служебные мобильные телефоны обычно выдают в тех случаях, когда на них необходимо установить самостоятельно разработанное программное обеспечение, требующее определённой настройки устройства и прочих манипуляций с операционной системой.
Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что работодатель должен обеспечить своего сотрудника всем необходимым для его работы. Так что, если работа предполагает звонки с мобильного устройства, неплохо бы его выдать. Чаще всего организации требуют использования своего личного смартфона, что не нарушает закон, однако не является признаком хорошего работодателя.
Служебная записка
Служебную записку на приобретение рабочего телефона в большинстве случаев подаёт не сам сотрудник, нуждающийся в устройстве связи, а его непосредственный начальник. Обычно это руководитель какого-либо отдела: продажи, техническая поддержка, мобильная консультация и так далее. Безусловно, в теории заявить «служебку» может совершенно любой работник компании, однако не принято «ходить по головам» и нарушать внутреннюю должностную иерархию фирмы. Более того, именно начальник отдела наиболее всего заинтересован в высокой продуктивности своих подчинённых, ведь от качества их работы будет зависеть его премия, продвижение по карьерной лестнице.
Сама «служебка» обычно подаётся на имя сотрудника, занимающегося закупками имущества, ведущего его учёт, несущего ответственность за товарно-материальные ценности. В большинстве случаев это будет заведующий по административно-хозяйственной части.
Форма документа
Форма «служебки» не закрепляется ни одним действующим ныне нормативным правовым актом, что позволяет формировать документ в произвольном виде. Каждая отдельно взятая организация обладает возможностью разработать собственные шаблоны на все случаи жизни, внедрить их в документооборот, использовать на постоянной основе. Такое решение не только облегчит задачу работникам, но и придаст документообороту более единообразный вид.
Как бы то ни было, если в вашей компании никаких бланков не закреплено, имеется возможность оформить «служебку» своими силами. Для этого потребуется обзавестись чистым листом бумаги формата А4 и изложить на нём соответствующий текст. Что касаемо исполнения содержания, допускается оформить записку в рукописном или машинописном виде.
Инструкция по составлению записки
Служебная записка на приобретение рабочего телефона по структуре будет формироваться из нескольких блоков: шапки, содержательной части, выдвижения просьбы о приобретении нового устройства для связи, даты составления «служебки» и подписи её составителя. Разберемся, как не допустить ошибок при их исполнении.
В шапке, размещаемой в правом верхнем углу листа бумаги, мы должны прописать ФИО коллеги, которому адресуется наша «служебка», занимаемую им должность в штатном расписании организации. Далее по тексту отметим аналогичный набор сведений о себе. Обращение к адресату оформляется в дательном падеже, а указание данных о себе – в родительном.
Ниже по документу начинаем разъяснять суть нашего обращения. Ссылаемся на обстоятельства, сделавшие необходимым приобретение нового рабочего телефона, мотивируем, почему это действительно необходимо. Если наша мотивировка окажется неубедительной, директор компании вряд ли согласится выделить деньги на новое устройство.
В завершение работы с документом оставляем дату его формирования, а также заверяем всё вышеизложенное своим автографом. В таком виде «служебку» можно назвать полностью готовой, передаём её на рассмотрение ответственному лицу.
Примерный образец
