Служебная записка на приобретение бумаги

Служебная записка на приобретение бумаги – это документ, с которым в адрес специалиста по закупкам обращается руководитель отдела или иного структурного подразделения с целью обеспечения своих подчинённых средствами для печати. Сегодня мы разберемся, зачем нужна подобная официальная бумага, как правильно её сформировать.

Закупка бумаги

Бумага форматов А4 или А5 – это один из самых ходовых расходников, используемых в офисных предприятиях. В наше время ни одна организация фактически не может адекватно осуществлять свою деятельность без печати на принтере. Как правило, закупка осуществляется по заранее утверждённому графику. Например, 100 коробок бумаги А4 по 5 пачек в каждой один раз в месяц. График формируется исходя из фактического расхода, количества печатаемой документации. Служебная записка имеет место в тех случаях, когда на предприятии вовсе не утверждено никакого графика или отдел израсходовал выданные запасы несколько раньше запланированного срока.

Специалист по закупкам, получивший соответствующий запрос, должен сообщить об этом в бухгалтерию. Как ни крути, а обойти отдел, отвечающий за финансы, при закупке тех или иных товарно-материальных ценностей не выйдет. Главный бухгалтер должен завизировать служебную записку, выделить средства, позволить их потратить на бумагу. В тех ситуациях, когда бумага заканчивается раньше срока на протяжение нескольких учетных периодов, имеет смысл пересмотреть утверждённый график.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой просьбу от одного сотрудника организации другому, оформленную в надлежащий официальный внешний вид. В крупных компаниях любые взаимодействия между представителями различных отделов осуществляются исключительно посредством «служебок». Через служебку можно не только выражать просьбы, но также и доносить информацию, запрашивать отчетность и так далее.

Что касаемо закупки бумаги, чаще всего с подобной «служебкой» обращается руководитель того отдела, который испытывает трудности с бумагой. В теории заявить подобную записку может совершенно любой сотрудник организации, однако в рамках правил корпоративной этики не принято «перешагивать через голову», то есть нарушать правила соподчиненности.

Если в организации существует график примерного расхода бумаги, а ваш отдел затратил выданные запасы значительно раньше запланированного срока, потребуется объяснить, как так вышло. Здесь мы будем ссылаться на большие объемы работы, подготовку специального сложного проекта или иные обстоятельства, ставшие причиной увеличения расхода печатной бумаги.

Форма документа

Трудовой кодекс Российской Федерации, регламентирующий трудовые правоотношения на работе, не содержит в себе упоминания о служебной записке по поводу приобретения товарно-материальных ценностей, равно как и другие нормативные правовые акты. Этот факт позволяет сделать вывод о том, что документ можно составить в свободной форме, пользуясь лишь общими правилами делового документооборота. Речь идёт о деловом стиле языка, нейтральном тоне повествования, соблюдении определённой структуры.

Иногда организации закрепляют в локальной документации шаблоны популярных документов. Уточнить по наличию бланка можно в отделе кадров. Если заготовок не оказалось, всегда можно решить задачу своими силами. Для этого потребуется обзавестись чистым листом бумаги формата А4.

Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Печатный вариант видится более приоритетным, так как машинописный текст куда лучше читается и воспринимается человеческим глазом.

Инструкция по составлению «служебки»

Служебная записка как деловой документ будет состоять из нескольких структурных элементов: шапки, содержательного блока с выражением просьбы по приобретению бумаги, даты формирования и подписи исполнителя. Разберемся, как правильно составить каждый из них.

Первым делом уделим внимание шапке «служебки», размещаемой в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны прописать ФИО сотрудника, которому адресуется наша «служебка», а также занимаемую им должность в штатном расписании в дательном падеже. Далее по тексту отметим свои ФИО и должность в организации, но уже в родительном падеже.

Ниже по документу обращаемся к адресату с уважением, утверждаем, что у нас закончилась бумага для печати. Ссылаемся на причины, по которым запасы подошли к концу раньше обозначенного срока, просим в ближайшее время осуществить закупку. Не забываем обозначить необходимый формат бумаги, а также наименование фирмы-производителя. Так, некоторые принтеры лучше работают со «Снегурочкой, а некоторые с «Комусом». Здесь всё будет зависеть от индивидуальных особенностей МФУ.

В завершение работы с документом мы оставляем дату его формирования, а также заверяем всё вышеизложенное автографом исполнителя с расшифровкой. В таком виде «служебку» можно назвать полностью оформленной и готовой к передаче на рассмотрение. Как только по вашему запросу будет принято решения, вас об этом уведомят. Ответная реакция может поступить как в устной форме, так и в письменной. Здесь всё будет зависеть от особенностей корпоративной политики в организации.

Примерный образец