Служебная записка на представительские расходы в командировке

Служебная записка на представительские расходы в командировке – это самостоятельный документ, с которым направляемый в служебную поездку сотрудник может обратиться к руководителю организации, попросить его выделить дополнительные денежные средства в качестве представительских. Сегодня мы постараемся разобраться, что такое представительские расходы, на удовлетворение каких нужд они идут, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Представительские расходы

Под представительскими расходами в корпоративной сфере принято понимать денежные затраты, идущие на различного рода взаимодействия с контрагентами:

• организация бизнес-встречи;
• обед с представителем партнерского предприятия в ресторане;
• изготовление сувенирной продукции.

Эти и многие другие статьи расходов смело можно отнести к представительским. Можно даже сказать, что эти средства предназначены для улучшения взаимоотношений с контрагентами. Так, если встреча назначена в офисе организации, то покупка чая, кофе и конфет также относится к представительским расходам.

Каждая организация самостоятельно решает, каким образом распоряжаться собственными деньгами. Сейчас, когда предприятия гонятся за развитием корпоративной политики, представительские расходы всё чаще и чаще можно встретить на практике. В наше время практически любая бизнес-встреча сопровождается чашкой кофе или полноценным приемом пищи в заведении общепита. Очевидно, что сотрудник, представляющий интересы компании, не должен платить за такие обеды самостоятельно, поскольку участие в них – это часть работы.

Командировка и представительские

Командировка определяется Трудовым кодексом Российской Федерации как служебная поездка, то есть осуществление трудовой деятельности вне привычного места работы. Цель служебной поездки всегда определяется руководителем предприятия, зависит от того, чем конкретно организация занимается на рынке. Так, очень часто командировки проводятся с целью налаживания партнерских отношений с тем или иным потенциальным контрагентом. Один из сотрудников выезжает на место деятельности потенциального партнера, осматривается там, изучает условия и работу изнутри. Такая аналитическая работа позволяет лучше понять, стоит ли вступать в деловые отношения с такой организацией или же всё-таки нет.

Все деньги, которые будут затрачены работником на проведение бизнес-встреч с представителями контрагента, должны быть также оплачены за счет предприятия.

Для того чтобы командируемый работник смог в бухгалтерии получить деньги на представительские расходы, ему придется написать соответствующую служебную записку. Такое официальное обращение адресуется руководителю всего предприятия в целом, поскольку именно он уполномочен разрешать вопросы относительно распределения денежных средств. Если в шапке служебки появится заветная виза «согласовано», можно будет нести служебку в бухгалтерию и брать деньги.

Отметим, что за каждый потраченный рубль командируемый работник должен будет отчитаться перед бухгалтерией. Для этого собираем чеки с каждой покупки, стараемся вести финансовые дела в поездке максимально прозрачно, чтобы их без проблем можно было проверить.

Инструкция по составлению служебной записки

Процесс формирования служебной записки на представительские расходы командируемому сотруднику следует начать с заполнения её шапки. Так, в правом верхнем углу листа бумаги мы должны будем указать, кому подается служебка и от кого. Первым делом в дательном падеже обозначим ФИО нашего руководителя, его должность и полное наименование организации. Далее по тексту, немного отступив вниз, укажем ФИО и должность автора служебной записки, но уже в родительном падеже.

Отметим, что серии и номера паспортов, а также прочие персональные данные людей прописывать не нужно. Во-первых, документ носит внутренний характер и нет необходимости столь подробных идентификационных сведений. Во-вторых, вся информация о работниках уже есть в кадровой службе.

Ниже по документу мы официально обращаемся к руководителю, утверждаем, что нам предстоит командировка в такое-то место для достижения таких-то целей. На основании этого факту вы просите выделить вам энную денежную сумму на представительские расходы в качестве авансового платежа, то есть в подотчет. Предполагается, что остатки вы возвратите назад в бухгалтерию.

В завершение работы с официальном бумагой вам нужно будет расписаться за всё вышеизложенное и указать дату формирования документа. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется только передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции начальника. Как только директор изучит ваш запрос и решит, стоит ли вам выделять деньги, вам дадут об этом знать, пригласят в бухгалтерию для получения средств в подотчет.

В теории начальник может изменить сумму, которую вы указали на бумаге, как в большую, так и в меньшую сторону. Также руководитель имеет полное право отказать, а повлиять на такое решение сотрудник в рамках своих полномочий окажется не в состоянии.

Примерный образец