Служебная записка на предоставление копии документа

Служебная записка на предоставление копии документа – это официальная бумага, с которой сотрудник может обратиться в адрес своего коллеги из другого отдела или начальника отдела кадров, попросить о предоставлении копи того или иного связанного с работой документа. Сегодня мы разберемся, какими нормами регулируется предоставление копий документов в организации, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Документы, связанные с работой

Под документами, связанными с работой, понимаются любые официальные бумаги, возникшие в правоотношениях между работником и работодателем. Сюда можно отнести справку о доходах сотрудника, выписку со сведениями о его трудовой деятельности, трудовую книжку и прочие документы. Все они так или иначе подтверждает сам факт работы на предприятии, а также другие факты о трудовой деятельности. Например, тяжелые или вредные условия труда, раннюю пенсию и так далее и тому подобное.

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что работодатель обязан выдать работнику связанные с работой документы в течение трёх рабочих дней с даты обращения с соответствующей просьбой. Следует понимать, что речь идёт именно о рабочих днях, а не о календарных. Сделать так, что вы заявите служебку в пятницу, а в понедельник уже будете ждать готовый пакет документов, не выйдет. В любом случае сотрудникам бухгалтерии или кадровой службы потребуется какое-то время на подготовку документации, нахождение необходимых сведений и так далее.

Если ваши коллеги из кадровой службы не уложатся в установленный срок, это станет веским поводом для обращения с жалобой в Государственную инспекцию труда в их отношении. Руководство компании будет ждать административный штраф, а ответственных сотрудников – выговор или, как минимум, замечание в соответствии с 192 статьей ТК РФ.

Документы, не связанные с трудовой деятельностью

Если в организации документооборот развит настолько, что любое взаимодействие между сотрудниками различных отделов должно происходить официально, то для получения какого-либо документа придется составить соответствующую служебную записку. Уже здесь требование Трудового кодекса о трёхдневном сроке применяться не будет, однако могут применяться иные сроки, прописанные в коллективном договоре или Положении «О документообороте». Пропуск такого срока также может стать поводом для получения официального замечания или даже выговора.

Сотрудники различных отделов могу запрашивать друг у друга фактически любую документацию, связанную с исполнением должностных обязанностей. Сама служебка необходима, по большей части для того, чтобы была возможность отследить движение документов внутри организации. Так, если документ потеряется, на основании служебки можно будет возложить вину за это на её автора, ведь именно он был последним её официальным держателем.

Форма документа

В силу того, что служебная записка на предоставление копии документа является исключительно внутренним документом, каких-то конкретных бланков или шаблонов для её составления отечественный законодатель не предусмотрел вовсе. Таким образом получается, что официальная бумага может составляться сотрудником самостоятельно и в свободной форме, при этом руководствуясь лишь общими правилами делового документооборота.

Также отметим, что на предприятии могут быть утверждены собственные фирменные бланки, однако это, скорее, исключение, нежели практика. Взять шаблон при условии его наличия можно в отделе кадров, обратившись с устной просьбой. Если так вышло, что фирменного бланка у компании нет вовсе, ничего не остается, кроме как составлять служебку самостоятельно и своими силами.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем процесс формирования служебной записки на предоставление копии документа с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование компании, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО автора служебки, занимаемую им должность согласно штатному расписанию. В силу того, что обращение носит исключительно внутренний характер, такого набора сведений окажется вполне достаточно.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебки. Обращаемся к одному из коллег, выражаем просьбу относительно предоставления копии того или иного документа. Здесь нам нужно чётно указать, какой именно документ необходимо предоставить, с какой целью и в течение какого срока.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, осталось лишь передать её на рассмотрение, дождаться ответной реакции.

Как только документы будут готовы к выдаче, с вами свяжутся по внутреннему документу либо проинформируют лично. Сразу же можно будет идти и получать запрошенные официальные бумаги.

Примерный образец