Служебная записка на предоставление аудитории

Служебная записка на предоставление аудитории – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации или администратора здания может обратиться работник компании, студент ВУЗа или даже школьный ученик, попросить о выделении пространства под те или иные нужды. Сегодня мы разберемся, для каких целей и кому может потребоваться аудитория, как правильно её попросить, зачем нужна служебная записка.

Выделение аудитории

Под аудиторией фактически принято понимать любое пространство, в котором можно разместить достаточное для проведения какого-либо мероприятия количество человек. Речь может идти о школьном классе, крупном кабинете, актовом зале или же привычной всем студентам лекционной аудитории. Как правило, преподаватели ВУЗов и колледжей читают материал в специальных лекционных аудиториях, способных вместить в себя больше сотни человек. Таким образом всего один преподаватель может одновременно доносить знания до огромного количества студентов, желающих эти знания получить.

Аудитория под проведение занятий из расписания выделяются преподавателям на основании одного лишь расписания. Научный сотрудник может в любой момент обратиться на вахту или к администратору здания, взять ключи и на время завладеть учебным пространством.

Если же сложилась ситуация, требующая получить доступ к аудитории не для проведения занятия из расписания, придется как-то её решать. Федеральный закон «Об образовании» или иной нормативный правовой акт из образовательной сферы не содержат каких-либо правил по части предоставления аудиторий. Такие вопросы решаются исключительно в рамках диалога между ответственными лицами и тем человеком, которому потребовалась эта самая аудитория.

Служебная записка

Служебная записка на предоставление аудитории по своей природе является строго внутренним документом, который, по идее, не должен выйти за пределы внутреннего документооборота. Выступить автором такой официальной бумаги могут следующие лица:

• студент, школьный ученик;
• преподаватель ВУЗа, колледжа, школьный учитель;
• третье лицо, нуждающееся в проведении какого-то занятия с учащимися (волонтеры, специалисты сторонних организаций и так далее).

Что касаемо адресата, то служебная записка на предоставление аудитории может адресоваться директору компании, администратору здания, заведующими по АХЧ или даже вахтеру. Здесь всё будет зависеть от того, каким именно образом будут распределяться обязанности между сотрудниками одной компании.

Как правило, редко когда подобные вопросы доходят до высшего руководства образовательного учреждения, будь то директор, декан или ректор. В большинстве случаев будет достаточно решить данный вопрос с местным завхозом.

Сама служебная записка необходима для того, чтобы придать вопросу официальности. Здесь во внимание берутся правила пожарной безопасности, охраны труда и так далее. Во-первых, соблюдать такие правила нужно на всем территории здания, а во-вторых, автор служебки должен будет взаимодействовать с учащимися.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на предоставление аудитории, следует понимать, что официальная бумага в теории может быть составлена инициативным сотрудником самостоятельно и в свободной форме. Дело в том, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предоставляет каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такого документа. Получается, что единственное, чем мы будем руководствоваться при составлении официальной бумаги, – это общие правила делового документооборота.

По структуре служебная записка на предоставление аудитории должна составляться из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. В шапке прописывается, кому и от кого подается служебка. Основной содержательный блок как раз и будет содержать в себе просьбу относительно предоставления аудитории. Под реквизитами понимается автограф заявителя, дата составления документа.

Написать текст официальной бумаги допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.

Рассказываем, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки на предоставление аудитории следует начать составлять с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем ФИО руководителя образовательной организации, наименование занимаемой им должности. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО автора служебки и его должность согласно штатному расписанию.

Ниже по документу обращаемся к руководителю образовательной организации или к заведующему по хозяйству, выражаем просьбу относительно предоставления аудитории. Указываем, какую аудиторию мы хотим получить, на какое число, какое время, для каких целей. Отметим, если на одну и ту же аудиторию будут претендовать одновременно несколько сотрудников или учеников, придется как-то её поделить. Здесь вариантов несколько: предложить кому-то сместиться по времени или же вовсе отказаться от проведения мероприятия.

Примерный образец