Служебная записка на право подписи

Служебная записка на право подписи – это официальная бумага, с которой один из сотрудников организации может обратиться в адрес её руководителя, выступив с запросом о предоставлении ему права подписи той или иной документации. Сегодня мы разберемся, какие документы могут подписывать работники предприятия, причем здесь служебная записка и как правильно её сформировать.

Право подписи

По умолчанию гражданин, то есть физическое лицо, имеет возможность подписывать документы исключительно от своего имени. Что касаемо трудовых правоотношений, речь может идти о подписи в приказе директоре, ведомости, табеле или ином внутреннем документе. Оставляя на бумаге свой автограф, человек соглашается с изложенным на бумаге, подтверждает, что ознакомился с содержанием. Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает знакомить работником с содержанием документом, их касающихся, строго под роспись, чтобы в дальнейшем не возникло споров и необоснованных обращений в Государственную инспекцию труда.

Совсем иначе вопрос ставится, если речь идёт о подписании документов от лица организации. Например, это может быть какое-то деловое письмо, первичная документация, обращение в государственное ведомство или что-то ещё. Для того, чтобы у человека появились такие полномочия, руководитель должен будет издать соответствующий приказ.

Право подписи может закрепляться на локальном уровне предприятия, в одном из его нормативных актов, либо же в доверенности, оформленной от имени директора компании. То, как именно оформить право подписи, каждая фирма определяет для себя самостоятельно, ориентируясь на обстоятельства. Например, если возникла ситуация, когда сотруднику придется подписать документ лишь единожды, имеет смысл оформить единоразовую доверенность на совершение одного конкретного действия.

Служебная записка

Выступить автором служебной записки на право подписи может как сам сотрудник, нуждающийся в предоставлении таких полномочий директором, так и его непосредственный начальник. Этот вопрос разрешается с оглядкой на корпоративную политику организации. Сейчас во многих компаниях работает строгая вертикальная иерархия, не позволяющая «перешагивать через голову». Если кто-то и может обращаться к директору на таком предприятии, то это его заместители, начальники отделов, структурных подразделений.

Вне зависимости от того, кто будет составлять служебку, передать её на рассмотрение можно следующими способами:

• нарочно, встретившись с директором лично;
• передав записку через помощника, секретаря;
• поместив служебную записку в специальный лоток для обращений к руководителю. Обычно такие ставят на ресепшене

Как только у руководителя дойдут руки до вашей служебки, он изучит её, примет соответствующее решение. Отметим, что директор не обязан удовлетворять поступивший ему запрос подобного толка, однако обязан, как минимум, рассмотреть соответствующую инициативу.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на право подписи, отметим, что отечественный законодатель не предлагает к использованию каких-либо стандартных бланков или шаблонов для составления такого рода документа. Получается, что определять форму будет организация, работником которой является автор служебки, либо же сам сотрудник, обращающийся к директору.

В первом случае у компании должны быть в наличии свои собственные унифицированные бланки, с которыми он сможет работать. Фирменный бланк видится весьма удобным способом не только для систематизации внутреннего документооборота, но также и для облегчения задачи ответственным сотрудникам.

Если найти оригинальный шаблон у нас не вышло, придется брать ситуацию в свои руки и составлять служебку в свободной форме. Здесь нам придется руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота. Написать текст служебной записки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить записку

Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании предприятия.

Ниже по документу обращаемся к руководителю, выражаем просьбу о предоставлении одному из сотрудников компании право подписи той или иной документации. Здесь мы должны будем расставить точки над «i» по следующим вопросам:

• кому именно из сотрудников нужно предоставить право подписи, его ФИО и должность;
• для каких целей сотруднику потребовалось право подписи;
• это право будет носить единоразовый или длящийся характер;
• о какой конкретно документации идёт речь.

Примерный образец