Служебная записка на поставку оборудования и его монтаж

Служебная записка на поставку оборудования и его монтаж – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться фактически любой сотрудник, выступив с инициативой осуществления заказа того или иного устройства, его монтажа на территории предприятия. Сегодня мы разберемся, о каком конкретно оборудовании может пойти речь, почему лучше оформить поставку и монтаж через одну служебку, как правильно её составить.

Поставка и монтаж оборудования

Поставка и монтаж оборудования на предприятие – это стандартная практика, без которой не обходится ни одна действующая на рынке организаций. Другой вопрос заключается в том, как правильно провести эту процедуру с точки зрения денежных инвестиций и с точки зрения правильности оформления соответствующих учетных документов. На этом следует заострить внимание поподробнее.

Во-первых, поставка любого оборудования должна проводиться официально в любом случае. Частные компании также обязаны отчитываться перед налоговым органом, как и государственные ведомства перед надзорными учреждениями. Любые ошибки, недочеты или даже расхождения по суммам вызовут серьезные вопросы. Ответственному сотруднику нужно будет изучить рынок оборудования, найти самое выгодное предложение и осуществить у него закупку.

Во-вторых, решается вопрос монтажа. Если оборудование в целях эксплуатации нужно сначала смонтировать, значит, нужно найти соответствующих специалистов. Конечное, с какими-то устройствами справятся и штатные работники компании-заказчика, однако далеко не всегда. Более того, существует ряд оборудования, для которого перед запуском в эксплуатацию обязательно проведение пусконаладочных работ.

Произвести поставку и монтаж в теории может одна организации. Это было бы весьма удобно, однако такие предложения не всегда самые выгодные на рынке. Обычно, если монтаж осуществляет поставщик, он предоставляет дополнительную гарантию, а это уже весомый аргумент в пользу того, чтобы сделать соответствующий выбор.

Служебная записка

Служебная записка на поставку оборудования и его монтаж – это именно тот документ, с которого всё и начинается. Фактически любой сотрудник сможет обратиться к одному из руководителей, выступить с инициативой проведения закупки. Такую просьбу, адресованную начальнику, нужно чем-то замотивировать, подтвердить. Например, необходимость покупки нового оборудования может быть связана с выходом из строя или моральным устареванием старого. Начальство всегда должно понимать, на что организация тратит свои бюджеты, чтобы в будущем не уйти в минус.

Выступить автором служебки в теории может совершенно любой работник, однако фактически же им станет кто-то из локальных руководителей: начальник отдела, бригадир, мастер цеха, заместитель директора.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на поставку оборудования и его монтаж, мы должны сказать, что по состоянию на сегодняшний день и вовсе не существует каких-либо конкретных бланков или шаблонов для составления такой официальной бумаги. Таким образом получается, что любой желающий в теории сможет написать служебку самостоятельно и своими силами. Единственное, чему придется уделить внимание, — это общие правила делового документооборота. Речь идёт о соблюдении стандартной деловой структуры: шапка, основной содержательный блок, реквизиты. Не забываем также и о деловом стиле языка, нейтральном тоне повествования.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку на поставку оборудования и его монтаж с заполнения шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебной записки, кем бы они ни был.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к руководителю организации или иному её представителю, отвечающему за закупки, просим осуществить закупку и монтаж того или иного оборудования. Расписываем, о каком конкретно оборудовании идет речь, почему именно сейчас стало необходимо проводить его закупку и монтаж. Например, можно сослаться на то, что текущий аналог данного оборудования, которым пользуются работники, функционирует не совсем исправно, не может в полной мере раскрыть потенциал предприятия и отдела, в частности.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша записка будет уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться результатов. Как только руководство примет решение о целесообразности или нецелесообразности закупки, вас поставят в известность, отчитаются о проделанной работе.

Примерный образец