Служебная записка на получение ключей от здания

Служебная записка на получение ключей от здания – это официальная бумага, с которой один из сотрудников компании может обратиться в адрес её руководства, выступив с инициативой выдачи ему на руки ключей от рабочего помещения, здания, офиса. Сегодня мы разберемся, кому и в каких случаях могут быть доверены ключи, зачем нужна подобная служебная записка и как правильно её сформировать.

Ключи от здания

Если предприятие работает не в сменном режиме, то есть не двадцать четыре часа в сутки, значит, здание должно закрыться на ночь на ключ. Таким образом организация предотвращает вероятность совершение преступлений имущественного характера в своём отношении. Вполне себе распространённая практика, когда в ночное время суток злоумышленники проникают на территорию предприятия с целью что-нибудь украсть или испортить.

Количество дубликатов ключей от офиса будет зависеть исключительно от решения руководства компании. Комплектов должно быть, по меньшей мере, два. Один всегда находится у директора как у начальника всей фирмы в целом, а второй передается заведующему по административно-хозяйственной части или сторожу, если таковой имеется. Рядовым сотрудникам ключи от офиса выдавать не принято, однако иногда и такая необходимость может возникнуть.

Решение о том, выдавать сотруднику ключи или же нет, должен принимать директор. Передавая ключ, сотруднику также передают и ответственность за сохранность имущества, ложный вызов наряда частного охранного предприятия и так далее и тому подобное. Для того, чтобы работник взял на себя такую ответственность, у него должны быть действительно веские причины.

Выдача ключей работникам

На практике трудовой деятельности может случиться несколько ситуаций, в рамках которых принимается решение о выдаче рядовому сотруднику ключей от здания. Разберемся в самых популярных из них.

Первая ситуация – работник решил выйти на смену сверхурочно или в выходной день, когда кроме него во всём здании никого больше не будет. Ключ потребуется для того, чтобы открыть, а затем и закрыть помещение.

Вторая ситуация – личная инициатива сотрудника, решившего самостоятельно продлить свой рабочий день неофициально. Очень часто случаются ситуации, когда по тем или иным обстоятельствам работник оказывается на рабочем месте за какое-то время до официального начала рабочего дня. Для того, чтобы не мёрзнуть на улице и не терять драгоценное время, можно заранее приступить к работе. Естественно, для проникновения в задние потребуется ключ.

Для того, чтобы работник получил ключ от офисного здания, ему потребуется обратиться в адрес руководства, убедить директора в необходимости принятия соответствующего решения. Вполне вероятно, что начальство пойдет навстречу, ведь подобная инициатива может принести пользу обеим участникам трудового договора.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на получение ключей от здания, следует отметить, что отечественный законодатель не предложил к применению каких-либо строгих бланков или шаблонов под такой случай. Получается, что служебка может быть составлена ответственным работником самостоятельно и в свободной форме. Здесь ему придется руководствоваться лишь общими правилами делового документооборота, уделять внимание стандартной для таких официальных бумаг структуре.

Также отметим, что организация может иметь в наличии свой собственный фирменный бланк. Заполучить один из таких сотрудник может посредством обращения с соответствующей просьбой в отдел кадров. По идее, специалист не просто распечатает бланк на принтере, но также подскажет, как правильно его заполнить.

Если же найти бланк не удалось, придется брать ситуацию в свои руки и приниматься за работу. Написать текст записки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги формата А4 пропишем ФИО адресата служебки в лице директора компании, полное наименование фирмы. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим собственные ФИО и должность в штатном расписании.

Ниже по документу приступаем к составлению основного содержательного блока служебной записки. Здесь мы обращаемся к руководителю, выступаем с инициативой выдачи нам на руки ключей от рабочего здания. Любая просьба, а тем более такая, должна быть замотивирована. Указываем на причины, по которым нам потребовались ключи. Например, можно сослаться на ранний приход на работу по тем или иным обстоятельствам.

Следующим шагом мы заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. В таком виде служебку уже можно назвать полностью сформированной, готовой к передаче на рассмотрение. Если руководитель согласует выдачу ключей на руки, вам сделают свой дубликат, попросят расписаться за его получение.

Примерный образец