Служебная записка на погашение задолженности – это официальная бумага, с которой один из сотрудников организации может обратиться в адрес её директора, попросить погасить образовавшуюся по тому или иному основанию задолженность. Сегодня мы разберемся, на каком основании у компании может образоваться задолженность, что будет, если вовремя её не погасить, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Задолженность организации
Дебиторская задолженность организации – это целое направление деятельности, для осуществления которой на работу принимаются специальные сотрудники. Речь идёт о различного рода менеджерах и бухгалтерах по дебиторке. Важно всегда держать руку на пульсе и понимать, какими финансовыми возможностями располагает предприятие. Было бы весьма обидно проглядеть задолженность перед контрагентом, пустив деньги на какие-то другие статьи расходов.
Если вовремя не рассчитаться с контрагентом, на общую сумму задолженности начнут начисляться пени за просрочку оплаты. Размер неустойки определяется исходя из тип сделки, соответствующего законодательства по теме и условий заключенного между контрагентами соглашения. По идее, если мы говорим о стандартной задолженности, то пени будут рассчитываться как один процент от цены договора за каждый день просрочки. Чем дольше организация будет медлить с вопросом погашения задолженности, тем больше ей по итогу придется заплатить.
Очень часто подобные истории с погашением задолженности перетекают в судебную плоскость, становятся поводами для проведения судебного разбирательства. В рамках судебного заседания участники будут спорить о том, имелись ли вообще основания для начисления задолженности, правильно ли рассчитывались пени и так далее и тому подобное.
Служебка на погашение
Служебная записка на погашение задолженности представляет собой официальную бумагу, вращающуюся исключительно в рамках внутреннего документооборота. Посредством такого документа в адрес директора будет обращаться кто-то из его подчинённых. Как правило, с дебиторской задолженностью работают весьма высокопоставленные сотрудники. Это может быть заместитель директора, главный бухгалтер или же начальник одного из отделов фирмы. В тексте служебки необходимо будет, во-первых, утвердить сам факт наличия у организации задолженности перед одним из контрагентов, а во-вторых, предложить путь решения.
Можно сказать, что служебная записка нужна для того, чтобы дать старт всей процедуре. Директор в свою очередь рассмотрит инициативу, оценит наличие возможностей и предпримет соответствующие меры. Если у компании окажется достаточно средств для погашения задолженности и руководитель согласится расплатиться по долгам, значит, так тому и быть.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на погашение задолженности, следует отметить, что отечественный законодатель не предлагает для применения каких-либо строгих бланков или шаблонов. Таким образом получается, что составить служебку может совершенно любой сотрудник, нуждающийся в этом.
По структуре служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Написать текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Разбираемся, как составить служебку
Служебная записка на погашение задолженности должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование фирмы, сотрудником которой мы являемся, а также ФИО и должность её руководителя. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки и занимаемую им на предприятии должность.
Ниже по документу мы обращаемся к руководителю организации, утверждаем, что у предприятия есть задолженность перед одним из контрагентов в такой-то сумме в рублях, образовавшуюся в результате такой-то сделки или чего-то ещё. Потребуется указать точную сумму, а также конкретную дату образования задолженности. Разъясняем, начислена ли на общую сумму задолженности неустойка и, если да, то в каком размере.
Следующим шагом мы просим директора организации погасить задолженность здесь и сейчас во избежание недопониманий с контрагентом и образования неустойки на общую сумму задолженности. Чем быстрее фирма сможет расплатиться с долгами, тем лучше. В качестве приложения к служебной записке прикрепляем подтверждающие наличие задолженности документы. Например, это может быть акт сверки взаиморасчетов или иной платежный документ.
В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебная записка будет уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции от руководителя. Как только это произойдет, бухгалтерия получит распоряжение о перечислении денежных средств на счета кредитора в пользу погашения образовавшейся задолженности. С того момента, как деньги поступят на счет, можно считать, что задолженность официально погашена.
Примерный образец
