Служебная записка на перемещение основного средства

Служебная записка на перемещение основного средства – это официальная бумага, с которой один из сотрудников организации может обратиться в адрес её руководителя, выступив с инициативой внутреннего или внешнего перемещения основного средства. Сегодня мы разберемся, что такое основное средство с точки зрения закона, причем здесь служебная записка и как правильно её составит.

Основное средство

С точки зрения Федерального закона «О бухгалтерском учете» основное средство – это специальный объект бухгалтерского и налогового учета, который должен соответствующей отражаться во всей внутренний документации предприятия. Отметим, что основные средства обладают определенным перечнем отличительных черт и признаков, а именно:

• имеют материально-физическое воплощение, то есть их буквально можно потрогать;
• предполагается, что они будут использоваться, как минимум, в течение года, что исключает попадание в данный список различного рода расходников;
• могут приносить организации дивиденды сейчас и в будущем;
• используются в основной деятельности компании, каковой бы она ни была.

Таким образом получается, что к объектам основных средств может быть отнесено великое множество различного рода оборудования и инструмента, но ни в коем случае не программное обеспечение. Несмотря на то, что именно ПО является основным инструментом работы многих организаций, оно на данный момент не считается основным средством.

Любые действия, осуществляемые в отношении основного средства, должны находить соответствующее отражение на бумаге, во внутренней документации. Речь идёт о составлении служебных записок, приказов, актов, накладных и сопроводительных писем.

Служебная записка

Под перемещением основного средства понимается как его физическое передвижение с одного места на другое, так и перемещение в плане документов. Так, предмет может перемещаться в рамках структурных подразделений одного предприятия, так и между различными юридическими лицами. Например, причиной перемещения может стать передача на хранение, направление в ремонт или иной повод.

Как бы то ни было, нам в любом случае потребуется заручиться согласием директора. Как известно, директор самостоятельно фактически не принимает участия в подобных процессах, а лишь согласует их. Таким образом для того, чтобы руководитель вообще узнал о каких-то мероприятиях с основными средствами, потребуется обратиться в его адрес со служебной запиской.

Выступить автором служебной записки в теории может совершенно любой сотрудник организации, однако чаще всего с этой позиции выступает человек, фактически взаимодействующий с основным средством. Например, если мы говорим о служебной машине, составить служебку о её перемещении в другое подразделение может начальник гаража.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на перемещение основного средства, отметим, что каких-то заранее подготовленных бланков или шаблонов отечественный законодатель не предусмотрел вовсе. Таким образом получается, что документ может быть составлен сотрудником самостоятельно и в свободной форме. Единственное, чем мы будем руководствоваться, — это общие правила делового документооборота. В них обратим внимание на деловой тон языка и структуру официальной бумаги.

Что касаемо структуры, то служебная записка разделяется на шапку, основной содержательный блок и реквизиты. Из содержания шапки должно стать однозначно понятно, кому подается документ, от кого. В содержательной части мы будем просить директора согласовать перемещение основного средства.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять служебную записку на перемещение основного средства с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование компании, в которой трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в фирме согласно штатному расписанию. В силу того, что служебная записка носит исключительно внутренний характер, прописывать более подробную информацию нет нужды.

Следующим шагом мы приступаем к основному содержательному блоку нашей служебной записки. Обращаемся к руководителю, просим согласовать перемещение того или иного основного средства организации из одного места в другое. Речь может идти о перемещении из одного структурного подразделения в другое, купле-продаже или направлении в ремонт, на хранение.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции.

Примерный образец