Служебная записка на переговорную комнату

Служебная записка на переговорную комнату – это документ, с которым менеджер по продажам или иной сотрудник может обратиться к своему непосредственному начальнику или иному коллеге, занимающемуся распределением времени бронирования переговорки, попросить выделить тот или иной промежуток времени для себя и своего клиента. Сегодня мы разберемся, что представляет собой переговорная комната, каким образом она распределяется между несколькими желающими сотрудниками.

Переговорная комната

Переговорные комнаты сейчас используются всеми организациями, так или иначе проводящими очные встречи со своими текущими и потенциальными клиентами. Переговорка сама по себе представляет собой небольшое помещение со столом, несколькими стульями и оборудованием для проведения презентации. Сотрудник компании должен будет в течение ограниченного промежутка времени продемонстрировать продукцию организации. Речь может идти о каких-то средствах, каком-то оборудовании или программном обеспечении. Отчасти успешность продаж зависит именно от того, каким образом будет выглядеть переговорная комната, в какое время клиент встретится с торговым агентом, как пройдет презентация.

По идее, количество переговорных комнат в офисе организации должно соответствовать количеству менеджеров, однако это не всегда так. Например, где-то из строя вышло оборудование или одна из комнат временно закрыта не ремонт. В таком случае между менеджерами могут начать возникать конфликтные ситуации относительно времени проведения встреч. Каждый сотрудник будет стараться выбрать более удобное время для себя и забронировать переговорку.

Для того чтобы избежать конфликтов, можно принять решение о выделении переговорённой комнаты через служебные записки. В качестве распределителя будет выступать непосредственный начальник отдела продаж. Таким образом между коллегами не будет возникать конфликтных ситуаций, ведь удастся максимально спокойно и грамотно распределить время для проведения презентаций.

Служебная записка

Служебная записка на переговорную комнату представляет собой строго внутренний документ, который, по идее, не должен выходить за пределы внутреннего документооборота. Выступить её автором в теории сможет совершенно любой сотрудник организации, которому потребуется переговорка: менеджер по продажам, юрист и так далее и тому подобное.

Для того, чтобы принимать решение относительно распределения переговорной комнаты между сотрудниками, не нужно привлекать к этой процедуре директора. Будет вполне достаточно решения, принятого непосредственным начальником отдела.

Подавать такую служебную записку, по идее, нужно заблаговременно. Это нужно для того, чтобы однозначно удалось забронировать нужное время для проведения встречи с потребителем. Если обратиться слишком поздно, может сложиться ситуация, что свободных окошек для проведения встречи окажется недостаточно.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на переговорную комнату, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предусматривает применения каких-либо бланков или шаблонов для составления такого документа. Таким образом получается, что сотрудник, нуждающийся в переговорной комнате, должен будет самостоятельно сформировать соответствующую официальную бумагу в свободной форме и передать её на рассмотрение своему непосредственному начальнику. При работе со служебной запиской работнику придется руководствоваться общими правилами делового документооборота. Речь идёт о соблюдении нейтрального тона языка и делового стиля повествования.

Также немаловажно будет уделить должное внимание структуре официальной бумаги. Так, служебная записка на переговорную комнату должна состоять из шапки, основного содержательного блока и части с реквизитами. Исполнить текст служебки допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации должен будет выступить чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Служебная записка на переговорную комнату должна начинать составляться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы пропишем полное наименование фирмы, в которой мы трудимся, а также ФИО и должность нашего непосредственного руководителя, который и будет принимать решение о распределении переговорной комнаты между различными сотрудниками. Далее по тексту, немного отступив вниз, автор служебной записки указывает свои ФИО, наименование должности в штатном расписании.

Ниже по документу автор служебной записки обращается в адрес руководителя организации, просит его выделить переговорную комнату для проведения презентации продукции организации с целью последующей продажи потенциальному клиенту. Указываем, какого числа и в какое время вам удобно было бы занять переговорную.

Примерный образец