Служебная записка на отправку корреспонденции

Служебная записка на отправку корреспонденции – это официальная бумага, с которой в адрес офис-менеджера или иного сотрудника, отвевающего за почтовое сообщение, может обратиться работник предприятия, попросить о формировании и направлении письма, посылки. Сегодня мы разберемся, как в организациях решается вопрос с отправкой и получением корреспонденции, зачем нужна соответствующая служебная записка.

Корреспонденция на предприятии

Несмотря на развитие технологий и внедрение в профессиональную деятельность электронного документооборота, в том числе и бумаг, заверенных электронной цифровой подписью, традиционная бумажная почта никуда не делась. И по сей день все договоры заключается именно на бумаге. То же самое можно сказать и относительно запросов из государственных ведомств, части обращений потребителей и так далее и тому подобное. Дело в том, что далеко не все бумаги можно направить через электронку, ведь зачастую нужны именно оригинальные экземпляры. Здесь организациям и приходит на помощь Почта России.

Несмотря на то, что Почту России принято, в основном, ругать, она справляется со своей функцией весьма и весьма неплохо. Заказные письма в рамках одного населенного пункта доходят до адресата в течение суток, что позволяет вести документооборот не нарушая сроков.

Следует понимать, что отправка любого письма или любой посылки стоит денег, Почта России предлагает различные варианты отправки: маркировка, франкировка. В первом случае кому-то из сотрудников компании придется клеить марки на конверты, а во втором – достаточно будет заключить с почтовой организацией договор, регулярно пополнять баланс счета.

Служебная записка

В силу того, что отправка корреспонденции стоит денег, каждая организация по-своему подходит к этому процессу. Иногда можно направить письмо самостоятельно, но в некоторых случаях придется согласовывать инициативу с руководством. Например, если речь пойдёт об отправке крупной партии корреспонденции на один адрес. Руководство компании может принять решение о том, что выгоднее будет отвезти пакет документов самостоятельно, воспользовавшись личным или служебным автомобилем, либо направить его на такси.

И действительно, если потребуется направить порядка двадцати килограмм документации в пределах города, Почта России возьмет за это порядка двух тысяч рублей. Безусловно, более выгодным решением будет воспользоваться услугами такси.

Проблема со служебной запиской может возникнуть в том случае, если корреспонденцию потребуется отправить в кратчайшие сроки. Речь может идти об отправке писем в рамках рассматриваемого судебного спора или об отправке ответа в государственное ведомство. Было бы весьма обидно пропустить срок из-за бюрократических нюансов, а значит, в таких случаях следует весьма и весьма настойчиво обращаться со служебкой непосредственно к руководителю.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на отправку корреспонденции, следует отметить, что отечественный законодатель не предусматривает для таких ситуаций конкретных шаблонов или бланков. Если до 2014 года Минтруд и Госкомстат еще пытались регулировать внутренний документооборот частных организаций, то сейчас это уже осталось в прошлом. По состоянию на сегодняшний день любое предприятие имеет возможность самостоятельно разработать собственный бланк и шаблон, закрепить его на локальном уровне. В таком случае документооборот станет более целостным и единообразным, а сотрудникам в случае необходимости будет куда проще сформировать официальную бумагу.

Как показывает практика, далеко не каждая организация столь бдительно относится к своему документообороту, а значит, очень часто сотрудникам придется самостоятельно составлять служебные записки. В принципе, в этом нет ничего сложного. Работнику потребуется лишь освежить в памяти общие правила делового документооборота, вооружиться средствами исполнения документа.

Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционно носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4

Разбираемся, как составить служебку

Процесс формирования служебной записки нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим, кому и от кого подается служебка. Для этого в правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, ФИО и должность адресата служебки, ФИО и должность её автора. В силу того, что данное обращение носит строго внутренний характер, прописывать более подробные идентификаторы сторон нет необходимости.

Следующим шагом мы должны расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, осталось лишь передать её на рассмотрение и ждать, когда же ее согласуют. Как только это произойдет, уже можно будет говорить о фактической отправке корреспонденции.

Примерный образец