Служебная записка на освещение мероприятия

Служебная записка на освещение мероприятия – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из её сотрудников, выступить с инициативой освещения того или иного запланированного мероприятия. Сегодня мы разберемся, что принято понимать под освещением мероприятия, каким образом оно может происходить, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Мероприятия и их освещения

Организации с развитой корпоративной политикой время от времени проводят те или иные мероприятия для своих сотрудников. Речь может идти о торжественных награждениях, праздниках, совместных вылазках на природу и так далее и тому подобное. Все подобные активности устраиваются, в первую очередь, для поднятия работоспособности сотрудников, повышения их боевого духа и улучшения взаимоотношений. Как известно, ничто так не сближает людей, как совместный отдых.

Итак, если организация регулярно устраивает определенного рода мероприятия, значит, она также может договориться об их освещении. Под освещением принято понимать фото или -видеосъемку. Для того, чтобы воплотить инициативу в жизнь, нужно будет договориться со сторонним фотографом, контентмейкером, либо же доверить эту задачу вместе с соответствующей аппаратурой одному из сотрудников компании. Как показывает практика, современные смартфоны стали настолько совершенны в возможностях съемки, что дадут фору многим крупногабаритным видеокамерам, фотоаппаратам.

Освещение мероприятия может оказаться отличной идеей, если в дальнейшем из получившегося материала организация планирует собрать материал и сделать какой-то новый контент. Также коллеги смогут в любой момент получить возможность пересмотреть празднование и ощутить частичку тех самых эмоций, испытываемых в моменте торжества.

Служебная записка

Служебная записка на освещение мероприятия представляет собой внутренний документ, адресуемый руководителю организации одним из её сотрудников. В теории выступить автором служебки может совершенно любой работник, которому пришла в голову идея об освещении мероприятия, однако обычно это будет представитель отдела кадров или PR-отдела. Без директора фирмы решить вопрос в принципе не получится, ведь на реализацию инициативы потребуются деньги. Услуги любого фотографа или видеографа стоят денег, а значит, их придется взять из кассы в подотчет.

Следует понимать, что директор вполне может и отказать в удовлетворении такой инициативы, посчитав, что платить немалые деньги постороннему человеку за освещение – это нецелесообразная затея. Если так случится, снимать придется на свои девайсы, гаджеты.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на освещение мероприятия, следует понимать, что отечественный законодатель не предусматривает применения каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такого рода документов. Получается, что официальная бумага в теории может быть составлена в свободной форме, с оглядкой лишь на общие правила делового документооборота.

Также отметим, что с 2014 года Минтруд и Госкомстат утратили интерес ко внутрннему документообороту организаций. Теперь любое юридическое лицо имеет возможность самостоятельно разработать и закрепить на локальном уровне собственные фирменные бланки, шаблоны, которыми работники могли бы пользоваться по мере необходимости. Такое решение не просто сделает документооборот компании более целостным и единообразным, но также существенно облегчит задачу сотрудникам.

Так, фирменные шаблоны есть далеко не в каждой организации, а значит, нередко гражданам придётся составлять служебки самостоятельно и в свободной форме. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота и вооружаемся подручными средствами. В частности, написать текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Инструкция по составлению служебной записки

Итак, начинаем процесс составления нашей служебной записки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем, кому и от кого подается документ. Для этого потребуется указать полное наименование компании, внутри которой происходит действие, ФИО и должность её руководителя, а также ФИО и должность в штатном расписании автора данного обращения. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер и не должно покинуть пределов внутреннего документооборота фирмы, такого набора сведений окажется вполне достаточно.

Ниже по документу мы приступаем к основному содержательному блоку нашей служебки. Первым делом ссылаемся на то, что под эгидой нашей организации на такое-то число запланировано проведение того или иного мероприятия. Следующий шагом утверждаем, что мероприятие довольно-таки важное, а значит, неплохо было бы организовать его освещение. Поподробнее разъясняем, каким именно образом вы хотели бы осветить событие, как этого добиться.

Примерный образец