Служебная записка на оплату стоянки автомобиля – это документ, с которым водитель служебной машины может обратиться в адрес руководителя организации, выступить с инициативой решения вопроса оплаты платных стоянок. Сегодня мы разберемся, как именно работают городские платные парковки, каким образом организации оплачивают их услуги, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Городские парковки
Платные городские парковки уже настолько глубоко вошли в жизнь жителей крупных городов нашей страны, что представитель поездку на автомобиле без них уже практически нельзя. Конечно, в большинстве случаев поездка до дома до работы у рядового гражданина не должна вызвать каких-то проблем, ведь едва ли ему придется заезжать на платную парковку. Совершенно другой разговор начинается, если в качестве примера мы возьмем служебную машину, будь то частный извоз потребителей либо сотрудников этой самой организации. Водителю регулярно придется ждать заказчиков, пока они выйдут из здания, либо же ждать заказов в специально отведенном месте. Такие минуты ожидания вполне себе могут быть проведены на платных парковках, где каждая минута стоит денег.
Стоимость парковки определяется местными властями, которые и занимаются управлением данным населенным пунктом. Очевидно, что стоимость часа парковки в Москве будет выше, если сравнивать с Санкт-Петербургом, Екатеринбургом или Новосибирском. Как ни крути, а каждый водитель должен уметь не только разбираться в том, как правильно и наиболее выгодно пользоваться платными парковками, но также и в том, как правильно их оплачивать.
Оплата парковки
Оплатить время парковки на специально отведенном месте можно несколькими способами:
- через мобильное приложение,
- путём отправки СМС-сообщения;
- на официальном веб-сайте городского портала парковок;
- в специальном аппарате на стоянке.
Как ни крути, а для оплаты в любом случае потребуется пластиковая карточка с денежными средствами на балансе. По правилам пользования парковками оплатить пребывание на них автомобилист должен буквально в течение нескольких минут после того, как он покинул парковочное место. Уехать с парковки, а потом выставить счет в бухгалтерию уже не получится, ведь это будет считаться нарушением правил. Таким образом получается, что единственный способ адекватно пользоваться городскими парковками – выдать сотруднику банковскую карту с подотчётными деньгами, предназначенными исключительно на автомобильные расходы: парковка, автомойка, ГСМ.
За каждый потраченный рубль водитель должен будет отчитаться в бухгалтерию, предоставляя чеки, квитанции в знак подтверждения действительности произведенных трат. Если у бухгалтерии возникнут вопросы относительно целесообразности той или иной траты, она задаст их водителю, потребует официальных объяснений. Водитель, не сумевший объяснить целесообразность расходов, будет компенсировать убытки компании из своего кармана.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на оплату стоянки автомобиля, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предусматривает для формирования такого документа каких-либо стандартных бланков или шаблонов. Таким образом получается, что сотрудник любой компании, заинтересованный в составлении такой служебной записки, сможет сформировать её самостоятельно и в свободной форме. Речь идёт о соблюдении общих правил делового документооборота и стандартной структуры такого документа.
По структуре наша служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Что касаемо исполнения текста, то его можно написать как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации станет чистый лист бумаги формата А4.
Рассказываем, как составить служебную записку
Начинаем составлять служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей организации, ФИО и должность сотрудника, уполномоченного принимать решения относительно выделения денежных средств. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем собственные ФИО, наименование занимаемой должности в штатном расписании. В силу того, что наше обращение носит строго внутренний характер, такого набора информации окажется вполне достаточно.
Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к одному из своих коллег, выражаем просьбу о выдаче денежных средств в подотчет на оплату стоянки служебного автомобиля, находящегося в нашем распоряжении. Как правило, такая служебная записка выражает не личную инициативу самого водителя, а является скорее ответной реакцией на предложение руководителя. Именно в интересах самой организации наладить вопрос с парковкой, чтобы не оплачивать штрафы от ГАИ.
В завершение работы с документом мы должны будем заверить всё вышеизложенное автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша записка уже полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции начальника. Если всё пройдет «гладко», вас пригласят в бухгалтерию для получения карточки.
Примерный образец
