Служебная записка на оплату по договору

Служебная записка на оплату по договору – это самостоятельный документ, на основании которого бухгалтерия сможет согласовать выделение денег для перевода контрагенту по тому или иному соглашению. Сегодня мы разберемся, о каких конкретно договорах может идти речь, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить на бумаге.

Оплата по договору

Подавляющее число договоров, предусмотренных положениями Гражданского кодекса Российской Федерации, по своей природе являются возмездными, то есть предполагают оплату со стороны одного из контрагентов:

• арендатор платит арендодателю;
• заказчик платит исполнителю или подрядчику;
• покупатель платит поставщику.

Стороны вольны договориться о моменте передачи денежных средств по своему усмотрению, равно как и по поводу передаваемой суммы. Все достигнутые договоренности фиксируются в положениях договора и дополнительных соглашений к нему.

Часть сделок предусматривают единоразовую оплату, а другая часть – периодическую, регулярную. Во втором случае контрагент будет обязан рассчитываться со своим деловым партнером один раз в определенный промежуток времени, переводя на расчетный счет энную денежную сумму. Как правило, стандартным периодом для такого расчета принято считать один календарный месяц. Более того, стороны договариваются и о конкретных числах перевода денежных средств. Каждый день просрочки уже будет означать нарушение договоренностей и начисление штрафных санкций.

Под штрафными санкциями в договорном праве принято понимать неустойку. Чаще всего неустойка считается в форме пени, то есть в процентах от общей суммы предполагаемого платежа. Например, может быть предусмотрен один процент за каждый день просрочки. Так, если организация должны была в срок до десятого числа перечислить десять тысяч рублей, то уже одиннадцатого числа придется переводить десять тысяч сто рублей. Пени рассчитываются по специальным формулам, работающим по принципу геометрической прогрессии. Чем дольше организация будет медлить с оплатой, тем больше ей придется заплатить так или иначе.

Служебная записка

Служебная записка на оплату по договору представляет собой строго внутренний документ, необходимый для разрешения исключительно внутренних вопросов предприятия. В нашем случае на повестке дня будет стоять финансовый вопрос, к тому же затрагивающий взаимоотношения с деловым партнером.

Несвоевременная выплата по договору приводит не только к начислению пеней, но и к ухудшению взаимоотношений между деловыми партнерами. Деловая репутация – это довольно важная часть деятельности любой компании, портить её никому не хочется.

Выступить автором такой служебной записки должен сотрудник, так или иначе работающий с контрагентами и договорами. Например, это может быть менеджер или специалист договорного отдела.

Что касаемо адресата, то здесь сложно дать какой-то универсальный ответ. Дело в том, что на каждом предприятии полномочия руководителей распределяются по-своему. Так, очень часто некоторые обязанности директора переходят на главбуха, равно как и наоборот. Таким образом получается, что в теории стать адресатом нашей служебки может как директор, так и главный бухгалтер. Не зря главбуха называют вторым человеком в компании после директора.

С уже подписанной служебкой сотруднику нужно будет идти в бухгалтерию, взаимодействовать с бухгалтером. Едва ли бухгалтерия выдаст деньги на руки в подотчет. Сейчас все расчеты подобного толка принято проводить по безналу, то есть посредством зачисления денежных средств на расчетный счет. Во-первых, это удобнее, поскольку нет нужды в личной встрече, а во-вторых, такой подход делает сделку более честной и прозрачной. При необходимости можно будет без труда предоставить в налоговую необходимые отчетные документы по соглашению и каждому переводу.

Инструкция по составлению служебки

Начинаем составлять служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги мы должны будем указать, кому и от кого подается данное обращение. Здесь мы в дательном падеже укажем ФИО адресата служебной записки, его должность в компании, а также полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму. О себе автор записки должен указать ФИО в родительном падеже, наименование должности из штатного расписания. В паспортных данных нет нужды, поскольку обращение носит исключительно внутренний характер.

Ниже по документу мы приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Здесь мы должны официально обратиться к руководителю, занимающемуся распределением денежных средств, попросить его перевести денежные средства в такой-то сумме на такой-то расчетный счет по такому-то договору. В обязательном порядке указываем номер соглашения, наименование организации-контрагента. Будет лучше, если вы приложите выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, где все эти данные уже есть.

Примерный образец