Служебная записка на оплату коммунальных услуг

Служебная записка на оплату коммунальных услуг – это документ, с которым один из сотрудников компании может обратиться к её директору или главному бухгалтеру, выступив с запросом на выделение соответствующей денежной суммы. Сегодня мы разберемся, каким образом предприятия оплачивают потребленные ими коммунальные ресурсы, на основании каких приборов и показателей, зачем нужна соответствующая служебная записка и как правильно её составить.

Коммунальные услуги

Коммунальными услугами в своей работе пользуется каждая организация без исключения. Сюда относится и электроэнергия для освещения помещений и работы электроприборов, и водоснабжение для удовлетворения нужд сотрудников. Как известно, объемы потребления коммунального ресурса в жилищной и производственной сферах будет серьезно отличаться. Также будет разниться и тариф. Очевидно, что юридическим лицам за те же объемы потребленного ресурса придется заплатить больше. Здесь всё дело именно в цели потребления ресурса. Так, если часть расходов коммунальных служб на жилищные нужды на себя берёт государство, то для предпринимателей таких условий не предусмотрено. Любым коммерческим предприятиям придется брать на себя сто процентов расходов по коммунальным услугам.

Для того, чтобы правильно оплачивать коммунальные услуги, не переплачивая по среднему тарифу и не нарушая требования закона, на предприятии должны быть установлены счетчики. Речь идёт о счётчике электроэнергии и водомерах для измерения объемов потребленного водного ресурса. Очевидно, что предприниматель должен платить только за тот ресурс, который он фактически использовал в своей работе.

Служебная записка

Счета на оплату коммунальных услуг организация получает ежемесячно, а вот человек, ответственный за их оплату, будет разниться от предприятия к предприятию. Где-то такие документы распределяются заведующему по АХЧ, а где-то – сразу же главному бухгалтеру. В любом случае без служебной записки закрыть вопрос не получится.

Обращаем внимание, что любое использование денежных средств предприятия должно чем-то обосновываться. В нашем случае основанием выступит служебная записка от одного из сотрудников. Именно на нее директор будет ссылаться в своём распоряжении, а бухгалтер сможет указать её в соответствующем акте.

Служебная записка, по сути дела, представляет собой внутреннее обращение от одного сотрудника организации в адрес другого. В нашем случае поводом для обращения станет выделение денежных средств на оплату коммунальных услуг. Столь ответственный подход к оплате коммуналки может оказаться кстати, если у налогового органа возникнут вопросы относительно расходов.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на оплату коммунальных услуг, отметим, что отечественный законодатель не предусматривает применение тех или иных бланков или шаблонов. Таким образом получается, что каждое отдельно взятое предприятие имеет возможность самостоятельно определить, как именно будет выглядеть её внутренняя документация. Для этого организация самостоятельно разрабатывает фирменные бланки, утверждает их на локальном уровне посредством распоряжения руководителя. Взять один из таких при условии их наличия можно будет в отделе кадров организации, обратившись к специалисту с соответствующей просьбой. Кадровик не просто распечатает бланк на принтере, но подскажет, как правильно его заполнить.

В том случае, если у предприятия не оказалось в наличии собственных бланков, придется составлять заявление самостоятельно, своими силами. Здесь мы будем руководствоваться общими правилами делового документооборота и ориентироваться на стандартную для таких документов структуру. Что касаемо структуры, то служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов.

Написать текст записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять служебную записку на оплату коммунальных услуг с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей компании, ФИО и должность её руководителя или иного коллеги, уполномоченного разрешать вопросы относительно оплаты коммуналки. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность согласно штатному расписанию.

Следующим шагом, когда мы уже составили основной блок, можно приступать к реквизитам. Заверяем всё вышеизложенное собственным автографом с расшифровкой, ставим дату формирования официальной бумаги. В таком виде нашу служебку уже можно передавать на рассмотрение руководителю. В принципе, какого-то ответа ждать необязательно, ведь здесь важен именно сам факт оплаты, а не ответная реакция начальника.

Примерный образец