Служебная записка на оформление транспортной карты

Служебная записка на оформление транспортной карты – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться фактически любой сотрудник, попросить оформить на его имя проездной на общественном транспорте за счет средств предприятия. Сегодня мы разберемся, как часто работодатели предоставляют своим работникам компенсацию проезда до места работы, причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Проезд до работы

Сейчас, когда культура корпоративной политики в России развивается с каждым годом, а работодатели буквально борются за квалифицированные кадры, на рынке труда образуется конкуренция. Так, различные организации стараются завлекать соискателей именно к себе посредством предоставления разнообразных льгот. Всё началось с различного рода путёвок от местных профсоюзных организаций: детские оздоровительные лагеря, бесплатные концерты, подарки на новый год. В дальнейшем к этим благам стали добавляться полис дополнительного медицинского страхования, горячее питание и, как раз-таки, бесплатный проезд на общественном транспорте.

Работодатель обязуется, что берёт на себя ответственность по части доставки своих сотрудников от дома до рабочего места. Иногда речь даже может пойти о частном извозе через такси, однако это возможно лишь в заведениях общепита, где смена заканчивается уже после закрытия всего городского транспорта.

Тем не менее, если работодатель обещал компенсировать проезд и прописал такие положения в коллективном договоре или ином нормативном акте, он обязан реализовать заявленное.

Транспортная карта

Самый дешевый способ оплатить сотруднику транспорт – это транспортная карта. Например, в столице работает транспортная карта «Тройка», позволяющая держателю передвигаться на совершенно любом виде транспорта, не только на автобусе или метро.

Такие транспортные карты закупаются работодателем от предприятия, им же пополняются, раздаются сотрудникам. Бухгалтерия имеет доступ к сведениям относительно того, пользуется ли работник выданными ему благами или же нет. Если выяснится, что человек не тратит поездки или делает это весьма нерегулярно, пополняться транспортная карта не будет, поскольку в этом нет необходимости.

Для того чтобы работник мог получить на руки транспортную карту, он должен будет обратиться в адрес работодателя со служебной запиской. Конкретный адресат будет зависеть от того, каким образом распределены полномочия на предприятии. Так, если в одной компании служебка будет подаваться на имя директора, то вот в другой адресатом станет главбух или даже кадровик. Уточняем этот вопрос у своего непосредственного начальника, составляем служебку.

Следует иметь в виду, что далеко не во всех городах нашей страны транспортная система работает столь же централизовано, как в Москве. Так, во многих регионах по сей день работают несколько частных перевозчиков, не имеющих какой-то универсальной транспортной карты. В таком случае сотруднику придется указывать, с каким перевозчиком он обычно добирается до места работы и обратно.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на оформление транспортной карты, следует отметить, что отечественный законодатель и вовсе не предусматривает каких-либо строгих бланков или шаблонов для формирования подобной официальной бумаги. Отсюда получается, что в теории оформить документ может совершенно любой работник, имеющий соответствующие желание и необходимость. Для этого ему достаточно будет изучить или освежить в памяти общие правила делового документооборота, понять, как взаимодействовать с такими официальными бумагами. Здесь нет ничего сложного, достаточно лишь соблюдать ряд важных правил.

Во-первых, мы уделим внимание структуре документа. Так, наша служебка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и стандартного для таких обращений набора реквизитов.

Во-вторых, содержание исполняется в деловом стиле языка и нейтральном тоне повествования. Очень важно остаться именно в деловых рамках, не превратив всё в дружескую переписку между коллегами, товарищами.

Написать текст допускается как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе допускаются к применению на практике.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки автору следует начать с заполнения информации в шапке. В правом верхнем углу листа бумаги нужно прописать, кому подается записка, от кого. Для этого в дательном падеже укажем ФИО и должность её адресата, а также название компании с указанием на организационно-правовую форму. Далее по тексту оставляем ФИО и должность автора записки в родительном падеже.

В завершение работы с официальной бумагой нужно будет расписаться за всё вышеизложенное и проставить дату формирования документа. Теперь, когда наша записка уже полностью оформлена, мы должны будем передать её начальнику на рассмотрение и дождаться его ответа. Так, если работодатель в действительности гарантирует своим работникам транспортные карты, то ответ на такой запрос – это дело времени.

Примерный образец