Служебная записка на оформление справочно-правовой системы

Служебная записка на подключение справочно-правовой системы – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться один из её сотрудников, выразить просьбу относительно заключения договора обслуживания с одной из популярных справочно-правовых систем. Сегодня мы разберемся, что представляет собой справочно-правовая система, в каких сферах деятельности принято ими пользоваться, зачем нужна служебка на подключение и как правильно её составить.

Справочная система

Справочно-правовая система является весьма удобным инструментом практически для любого офисного работника, позволяющим в кратчайшие сроки получить доступ к практически любой информации правового толка. Например, речь может пойти о каком-то нормативном правовом акте, актуальном ныне бланке или шаблоне для составления заявления, отдельных вопросах налогообложения и так далее и тому подобное.

Справочно-правовая система является незаменимым помощником в работе кадровика, бухгалтера, специалиста договорного отдела и, конечно же, юриста. Кадровик сможет найти бланки и шаблоны для формирования приказов, бухгалтер – актуальные нововведения в закон, а юрист получит доступ к правовой базе, так необходимой в его работе. Можно сказать, что справочно-правовые систем уже настолько плотно вошли в жизнь современных людей, что большинство из них уже не могут представить себе полноценный рабочий процесс без такого инструмента. Например, тому же юристу пришлось бы вручную перерывать десятки кодексов, книг и постановлений Пленумов Верховного суда, посещая библиотеку.

Все существующие на отечественном рынке справочно-правовые системы распространяются по системе подписки, то есть предприятию придется оплачивать счета на регулярной основе. Как показывает практика, оно того стоит, то есть расходы смело можно назвать полностью оправданными.

Служебная записка

Служебная записка на оформление справочно-правовой системы представляет собой строго внутренний документ, используемый в рамках одного конкретно взятого предприятия. Основная задача документа – это обращение одного из сотрудников в адрес директора с просьбой подключения компьютеров компании к одной из доступных справочно-правовых систем.

Решение о том, с какой конкретно СПС сотрудничать, принимает директора, ориентируясь на пожелания своих сотрудников и коммерческие предложения. Вполне вероятно, что даже несмотря на объективны плюсы одной системы перед другой, менее совершенная предложит куда более выгодное предложение с точки зрения материальной составляющей. В силу того, что оплачивать подписку на СПС придется регулярно, расходы на нее следует закладывать сразу же на длительную перспективу. Это может быть месяц, полугодие или даже год. Как правило, чем более длительный срок подписки выбирает предприятие, тем более выгодным будет предложение.

Отметим, что директор не обязан удовлетворять поступившее от подчинённого обращение, однако обязан с ним ознакомиться и дать хоть какой-то ответ. Вполне вероятно, что руководитель откажет со ссылкой на нехватку бюджета или на то, что он не видит необходимости в оформлении СПС под нужды компании.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на оформление справочно-правовой системы, следует отметить, что отечественный законодатель не предъявляет каких-либо строгих требований по части применения каких-либо конкретных бланков или шаблонов. Таким образом получается, что по состоянию на сегодняшний день любой желающий сможет самостоятельно составить служебку, руководствуясь лишь общими правилами делового документооборота и ориентируясь на схожие официальные бумаги. Здесь самое главное – это соблюдение структуры.

По структуре служебная записка на оформление справочно-правовой системы должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Написать текст служебки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки на оформление справочно-правовой системы нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно будет прописать полное наименование нашей организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность в штатном расписании фирмы.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока нашей служебной записки. Обращаемся к директору, просим его заключить соглашение с одной из популярных справочно-правовых систем, организовав с ними сотрудничество. Автор служебки может самостоятельно предложить конкретную СПС или оставить этот вопрос на разрешение руководителя. Также нелишним будет замотивировать свою просьбу, разъяснив, зачем конкретно вам нужен доступ к СПС.

Примерный образец