Служебная записка на оформление разового пропуска посетителя

Служебная записка на оформление разового пропуска посетителя – это официальная бумага, с которой фактически любой человек может обратиться в адрес представителя организации, попросить согласовать ему разовый допуск на территорию. Сегодня мы разберемся, о каких конкретно организациях идёт речь, зачем нужна подобная служебка и как правильно её составить.

Пропуск посетителя

Если мы говорим о какой-то условно закрытой территории, то для проникновения на неё необходимо будет заполучить пропуск. Речь может идти о постоянном пропуске, выдаваемом всем работникам такой компании, или же о разовом пропуске, оформляемом на одну конкретную дату.

Сам по себе пропуск необходим по той причине, что территория является закрытой, а значит, любой попадающий вовнутрь человек должен иметь соответствующие основания. Например, если мы говорим об общежитии, то посетитель может прийти в гости в доступные для посещения часы или речь может пойти о сантехнике, прибывшем на вызов. Что касаемо предприятий, в том числе и производственных, то здесь правила проникновения внутрь куда более серьезные, если сравнивать их с общежитием. С человеком может быть даже заключено соглашение о неразглашении информации, которую он получит в стенах здания.

Пропуск посетителя от пропуска сотрудника, как правило, отличается еще и уровнем допуска. Посторонних людей не принято пускать во вредные для здоровья цеха, а также в помещения, с опасными для жизни условиями труда.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой внутреннее обращение от одного представителя организации в адрес другого. Начнем с того, что её автор и адресат должны быть именно представителями одного учреждения. Речь может идти о взаимоотношениях формата:

• работник-работодатель;
• комендант-проживающий;
• студент-декан;
• и так далее.

Отметим, что запрос в служебной записке может касаться не только допуска для её автора, но также и допуска для посторонних лиц. Например, сотрудник может попросить обеспечить допуск для кого-то из гостей предприятия или собственник комнаты в общежитии может попросить допуска вызванного специалиста.

Получая разовый допуск, человек расписывается за ознакомление с правилами его получения, его использования. В частности, пропуск выдается для достижения конкретных целей и на конкретных условиях. Если человек начнет их нарушать, представители организации получат полное право его выдворить за пределы предприятия.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на оформление разового пропуска посетителя, следует отметить, что отечественный законодатель не предусматривает применения каких-либо заранее заготовленных бланков или шаблонов для формирования такой официальной бумаги. Начиная с 2014 года отечественные государственные органы утратили интерес ко внутреннему документообороту частных организаций и муниципальных ведомств. Таким образом каждая отдельно взятая организация имеет возможность самостоятельно разработать фирменный бланк, утвердить его на локальном уровне. Если у кого-то из сотрудников возникнет необходимость составить служебную записку по любому поводу, он сможет взять один из таких и использовать в качестве основы для будущего документа.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем процесс формирования служебной записки на оформление разового пропуска посетителя с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей компании, указываем ФИО и должность человека, к которому мы обращаемся. Затем здесь же автор служебки указывает аналогичный перечень данных о себе, в родительном падеже. Если мы говорим о студенте, ему потребуется оставить номер академической группы, за которой он закреплен.

Ниже по документу приступаем к основному содержательному блоку нашей служебной записки. Обращаемся к ответственному лицу, просим его оформить разовый пропуск для нашего посетителя. Здесь мы должны будем прописать ФИО посетителя, а так цель его визита. Если оформить документ по правилам, не нарушив при этом условий допуска, ответственный работник выдаст разовый пропуск.

Сам пропуск может выглядеть как магнитная карточка, открывающая расставленные по территории магнитные замки, или же как бейджик с фотографией. В любом случае по факту завершения визита пропуск нужно будет возвратить на ресепшен.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать итоговый вариант служебной записки на рассмотрение, дождаться ответной реакции. Как только будет принято решение относительно оформление допуска, вас уведомят об этом, пригласят для прочтения инструктажа и получения самого пропуска.

Примерный образец