Служебная записка на оформление приглашения

Служебная записка на оформление приглашения – это официальная бумага, с которой в адрес директора организации или иного её локального руководителя может обратиться один из сотрудников, выступив тем самым с инициативой приглашения какого-то человека. Сегодня мы разберемся, кого могут официально приглашать в компанию, что из себя представляет подобная служебная записка и как правильно её составить.

Приглашение

Приглашение – это термин весьма разносторонний, применяемый в различных сферах и направлениях деятельности. Например, в организацию можно пригласить специалиста на постоянное место работы, спикера для проведения какой-то лекции или же квалифицированного человека для организации работы отдела, налаживания механизмов производства. В общем, ситуаций, в которых на предприятии может использоваться приглашение, существует великое множество. Самое сложное здесь – это найти человека, которого нужно пригласить, а также правильно оформить пригласительный документ.

Само по себе приглашение может быть оформлено как на листе бумаги, так и в электронной форме посредством современных технологий. В принципе, форма самого приглашения не сыграет как таковой роли. Самое главное – это донести информацию до лица, которого вы хотите к себе пригласить.

Служебная записка

Служебная записка, по сути дела, представляет собой строго внутреннее обращение, предназначенное для разрешения исключительно внутренних вопросов. В нашем случае потребуется разрешить вопрос с оформлением приглашения.

Вся загвоздка в том, что приглашать в любом случае от своего лица должен именно руководитель организации. Директор общества с ограниченной ответственностью, в том числе, выполняет представительские функции, то есть выступает лицом организации. Таким образом получается, что приглашение должен своим автографом заверить именно директор компании, а он, вполне вероятно, не захочет этого делать без предварительного пояснения по ситуации.

Служебная записка на оформление приглашения как раз и нужна для того, чтобы объяснить директору следующие моменты:

• кого и откуда мы хотим пригласить;
• для достижения каких целей;
• на какой срок;
• на какой основе (коммерческой или некоммерческой, по бартеру).

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на оформления приглашения, следует отметить, что на сегодняшний день на официальном уровне и вовсе не существует каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления такой официальной бумаги. Таким образом получается, что нам в любом случае придется составлять документ самостоятельно и в свободной форме, руководствуясь при этом общими правилами делового документооборота.

Под правилами делового документооборота понимается поддержание делового стиля языка и нейтрального тона повествования. Также не следует забывать и о структуре служебки. В частности, она должна состоять из следующих структурных элементов:

• шапка с указанием, кому и от кого подается записка;
• тело с обозначением самой сути обращения;
• реквизиты с подписью автора и датой формирования.

Написать текст служебки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации в нашем случае станет чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс формирования служебной записки на оформление приглашения следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги указываем ФИО и должность руководителя организации, в которой мы трудимся. Затем здесь же в родительном падеже обозначим ФИО и должность сотрудника, выступающего с такой служебкой, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока служебной записки. Обращаемся к руководителю организации, выражаем инициативу относительно приглашения на предприятие какого-то специалиста. Речь может идти о постоянном или временном трудоустройстве, оказании каких-то услуг или проведении лекций для работников фирмы с целью повышения общего уровня их квалификации. Не забываем указать ФИО человека, которого намереваетесь пригласить, кем он фактически является, какую должность занимает.

В завершение работы с официальной бумагой расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется только передать её итоговый вариант директору на рассмотрение, дождаться его ответной реакции.

Если руководитель согласует приглашение стороннего специалиста, кому-то из подчинённых выдадут соответствующее распоряжение по оформлению такого документа. Напоминаем, что приглашение может быть оформлено в электронном или же физическом варианте. По сути дела, юридическая сила документа от этого не изменится, однако фактически восприниматься он будет уже по-другому.

Примерный образец