Служебная записка на оформление подписки

Служебная записка на оформление подписки – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться фактически любой её сотрудник, желающий получить деньги на оформление той или иной платной подписки. Сегодня мы разберемся, что представляет собой такая форма взаимодействия как «платная подписка», причем здесь служебная записка и как правильно её оформить.

Платная подписка

Распространение каких-либо товаров или услуг – это стандартная практика, которая с каждым годом только набирает свою популярность. Если изначально, когда такая форма реализации только появлялась, подписаться можно было только, например, на какое-то периодическое издание, чтобы каждый новый выпуск оказывался в почтовом ящике потребителя.

С развитием маркетинга, в том числе и интернет-маркетинга, количество вещей, на которые можно подписаться, увеличилось многократно. Сейчас по подписке можно получить доступ к:

• профессиональной (профильной) информации;
• медиаконтенту;
• и даже отдельным функциям оборудования, механизма.

Стоимость подписки и все доступные тарифы определяются поставщиком услуги или товара, ознакомиться с ними можно, запросив соответствующую информацию. Здесь практически всегда работает следующее золотое правило: чем на больший срок оформляется подписка, тем дешевле она будет в пересчете на каждый месяц». Например, если подписка на справочную систему для юристов стоит, условно говоря, триста рублей в месяц, то стоимость годовой подписки окажется три тысячи рублей. Таким образом получается, что общая годовая скидка составила шестьсот рублей или же двадцать процентов.

Подписка на работе

Вопреки расхожему мнению, заверим, что подписками люди пользуются не только в быту, но и на предприятии. В частности, многие цифровые продукты для ведения бизнеса распространяются именно по системе подписки. Сюда можно отнести всевозможные программы, помогающие организовать работу с кассой, бухгалтерией или иными процессами.

Также речь может пойти об оформлении традиционной подписки на какие-то периодические печатные издания. С подобной практикой и по сей день можно столкнуться в библиотеках, как частных, так и государственных. Сейчас всё чаще и чаще можно увидеть, что у предприятий есть своя собственная, регулярно пополняющаяся, библиотека.

Выше мы привели две большие группы подписок на предприятии:

• связанные с осуществлением деятельности организации;
• связанные с развитием корпоративной политики в организации.

Совершенно не факт, что руководитель пойдет на удовлетворение всех направлений подписок. Вполне вероятно, придется сосредоточиться на одном конкретном.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на оформление подписки, следует отметить, что по состоянию на сегодняшний день отечественный законодатель и вовсе не предлагает каких-либо строгих бланков или шаблонов для составления подобного документа. Отсюда мы делаем однозначный вывод, что в теории оформить официальную бумагу может совершенно любой человек, имеющий хотя бы общие представления о том, как работают общие правила делового документооборота. Например, на предприятиях с документами часто взаимодействуют юристы, кадровики, бухгалтеры и менеджеры. В любом случае поверхностное ознакомление с общими требованиями не займет много времени.

Под правилами документооборота понимается соблюдение стандартной структуры. Так, наша служебная записка должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов. Также не следует забывать и о деловом стиле языка, нейтральном тоне повествования.

Исполнить текст сотрудник может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта так или иначе встречаются на практике, тем не менее печатный будет считаться более приоритетным.

Разбираемся, как составить служебку

Начинаем составлять служебную записку на оформление подписки с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нужно будет прописать название фирмы, внутри которой и происходит всё действие, а также ФИО и должность её руководителя в дательном падеже. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО и должность автора записки, но уже в родительном падеже. Как только вся необходимая информация окажется на своём месте, можно будет однозначно сказать, что шапка полностью оформлена.

Следующим шагом автор служебной записки должен официально обратиться к руководителю, попросить согласовать оформление подписки на тот или иной продукт. Далее по тексту придется разъяснить, о каком конкретно продукте идет речь, зачем он нужен на предприятии, в какую сумму это всё встанет. В принципе, такого набора информации для наполнения основного содержательного блока служебки окажется вполне достаточно.

Ниже по документу мы должны будем расписаться за всё вышеизложенное, проставить дату формирования официальной бумаги. Как только документ будет уже полностью оформлен, останется только передать его на рассмотрение и дождаться решения руководителя. Если директор всё-таки согласует выделение денег на подписку, можно будет идти в бухгалтерию, просить переводить средства на карту в подотчет. В дальнейшем придется предоставить платежные документы по совершенной операции.

Примерный образец