Служебная записка на обслуживание кондиционера – это официальная бумага, с которой в адрес директора фирмы или заведующего по её хозяйственной части может обратиться любой из сотрудников, выступив с инициативой обслуживания сплит-системы. Сегодня мы разберемся, какие меры входят в обслуживание кондиционера, как часто нужно его проводить, причем здесь записка и как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Кондиционер на работе
Кондиционер в условиях офисных помещений уже стал неотъемлемой частью интерьера здания, без которой представить полноценную работу сотрудников довольно-таки проблематично. В большинстве регионов нашей страны в летний период времени температура за окном достигает тридцати градусов по шкале Цельсия и даже выше, что, собственно, и вынуждает принимать решение в пользу установки кондиционера.
Во-первых, работать в условиях жары и духоты практически невозможно, а значит, снижается общий уровень работоспособности сотрудников, увеличивается вероятность допущения брака на производстве, ошибок в работе. Во-вторых, законодатель обязывает частные организации и муниципальные учреждения сокращать рабочий день в случае, если температура воздуха в рабочем помещении достигает определенных отметок. Чем более знойная погода стоит за окном, тем раньше должен завершиться рабочий день.
Для того, чтобы понапрасну не растрачивать рабочую силу, компании и ставят в кабинетах кондиционеры. Проинвестировав в оборудование единожды, фирма сможет только сэкономить на произведённой продукции и проделанной работе.
Обслуживание кондиционера
Кондиционер относится к тем устройствам, которые нуждаются в регулярном обслуживании. Сюда можно отнести заправку фреоном и проведение чистки вентиляционных каналов, трубок.
Периодичность проведения обслуживания кондиционера будет зависеть от частоты его использования, технических характеристик модели. Что касаемо прочистки, она должна проводиться один раз в год. На практике можно провести обслуживание раньше или же, наоборот, позже. Здесь всё будет зависеть исключительно от обстоятельств, сложившейся ситуации. Верный признак того, что время уже пришло, — это характерный влажный запах при работе устройства.
Что касаемо заправки фреоном, то здесь сроки существенно более длительные. Так, если чистить кондиционер нужно ежегодно, то вот запаса фреона в нём хватит на пять-десять лет. Опять же, здесь очень многое будет зависеть от марки производителя, технических характеристик устройства и условий его эксплуатации.
Следует понимать, что любое устройство является механизмом, а значит, в теории может выйти из строя. Для того, чтобы этого не случилось, нужно использовать его в полном соответствии с предлагаемой производителем инструкции. Как бы то ни было, брак на производстве никто не отменял, а значит, даже при условии максимально правильной эксплуатации имеется вероятность встретить поломку.
Устранение поломки любого характера также можно отнести к обслуживанию устройства. Чем раньше дефект будет устранен силами профильной подрядной организации, тем лучше. Обслуживание кондиционера – это именно тот случай, когда своими силами предприятию справиться не удастся.
Служебная записка
Служебная записка на обслуживание кондиционера представляет собой самостоятельный документ из внутреннего документооборота предприятия, с которым кто-то из сотрудников будет обращаться к ответственному лицу. Принимать ответственные решения по хозяйственной части может директор либо заведующий по АХЧ. Обслуживание устройства в любом случае потребует выделения денежных средств из бюджета компании, а значит, без согласования руководства обойтись не выйдет. Конкретная сумма будет зависеть от перечня манипуляций, которые потребуется произвести с устройством.
Инициатива сотрудника может быть как удовлетворена руководством, так и отклонена. Как правило, здесь всё упирается в бюджеты и действительную необходимость обслуживания сплит-системы. Если директор посчитает, что кондиционер и так неплохо работает, а на преприятный запах можно закрыть глаза, едва ли он подпишет служебку.
Разбираемся, как составить служебку
Процесс формирования служебной записки на обслуживания кондиционера нам следует начать с заполнения её шапки. Во-первых, в правом верхнем углу листа бумаги мы должны будем прописать, кому и от кого подается обращение. Здесь мы указываем ФИО нашего руководителя, а также ФИО и должность автора записки.
Во-вторых, в основном содержательном блоке мы обращаемся к адресату служебки и выражаем свою инициативу относительно обслуживания кондиционера. Здесь мы должны будем замотивировать необходимость обслуживания, сославшись на наличие той или иной проблемы.
В-третьих, заверяем всё вышеизложенное автографом автора служебки, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью составлена, останется лишь передать итоговый её вариант директору на рассмотрение. Как только руководитель примет соответствующее решение, автору записки дадут об этом знать. Вполне вероятно, именно ему доверят искать подрядную организацию, договариваться об условиях и так далее и тому подобное. Здесь очень важно уделить внимание срокам, ведь именно в летний период все начинают обслуживать свои кондиционеры, а значит, можно попасть в длинную очередь.
Примерный образец
