Служебная записка на обоснование расходов

Служебная записка на обоснование расходов – это документ, с которым в адрес руководителя компании или её главного бухгалтера может обратиться один из сотрудников, разъяснить, куда были затрачены денежные средства организации. Сегодня мы разберемся, в каких случаях и зачем работнику может потребоваться обосновать расходы, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

Расходы на предприятии

Организация может доверять своим работникам распоряжаться бюджетными средствами для достижения определенных целей. Речь здесь всегда идёт об удовлетворении тех или иных нужд предприятия:

• закупка материалов;
• заправка картриджей для принтеров;
• транспортные расходы;
• представительские расходы;
• и так далее.

Деньги, выданные сотруднику на удовлетворение нужд предприятия, называются подотчетными. Предполагается, что за каждую потраченную копейку сотрудник должен будет отчитаться, обосновать понесенные фирмой расходы. Для этого в бухгалтерию нужно будет написать соответствующую служебную записку, приложить к ней все обосновывающие расходы официальные бумаги. В качестве таковых выступят различного рода кассовые чеки, накладные, заказ-наряды и тому подобные.

Если бухгалтерия усомнится, на какие цели сотрудник потратил деньги фирмы, с него буквально истребуют служебную записку на обоснование расходов. Предоставить её нужно будет в кратчайшие сроки, ведь в противном случае эти расходы будут повешена на самого работника, взыщутся из его заработной платы.

Служебная записка

Служебная записка как деловая бумага представляет собой структурный элемент внутреннего документооборота организации. Таким образом получается, что она никогда и ни при каких обстоятельствах не должна выйти за его пределы.

Посредством служебных записок сотрудники одной организации взаимодействуют друг с другом, решают различные вопросы:

• денежные средства;
• отпуска и отгулы;
• переводы;
• премии.

В теории выступить автором служебной записки может совершенно любой работник организации. Чаще всего трату денежных средств компании доверяют завхозам и водителям, так как это входит в их прямые должностные обязанности. Так, водитель должен заправлять служебный транспорт, а завхоз – осуществлять закупки на всё предприятие, заправлять картриджи для принтеров и так далее и тому подобное.

Адресат служебной записки может разниться от предприятия к предприятию, однако в любом случае это будет какой-то руководитель, отвечающий за финансовый вопрос в компании. По идее, это должен быть главный бухгалтер.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на обоснование расходов, следует отметить, что отечественный законодатель не предъявляет каких-либо строгих требований по данной части. Более того, Трудовой кодекс Российской Федерации и другие нормативные акты из сферы трудовых правоотношений не предлагают к использованию каких-либо бланков или шаблонов. Таким образом получается, что любой желающий сможет составить служебную записку на обоснование расходов самостоятельно, в произвольном виде. Для этого достаточно будет лишь освежить в памяти общие правила делового документооборота, придерживаться стандартной структуры для таких документов.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование нашей организации, ФИО и должность её руководителя, который запросил у вас служебку на обоснование расходов. Это может быть главный бухгалтер или заместитель директора. О себе автор записки укажет ФИО, наименование занимаемой должности в штатном расписании. По идее, в деловых бумагах принято прописать более подробные идентификаторы по типу паспортных данных, ИНН, ОГРН и так далее и тому подобное.

Далее по тексту мы обратимся к руководителю организации, утверждаем, что такого-то числа затратили такую-то денежную сумму из бюджета организации на те или иные нужды. Отметим, что обоснование расхода – это ссылка на то, на что денежные средства фактически были затрачены, в том силе и со ссылкой на соответствующие подтверждающие официальные бумаги. Как мы уже говорили ранее, это могут быть чеки, накладные, заказ-наряды.

Следующим шагом, когда служебка уже будет полностью составлена, нужно будет заверить её собственным автографом, проставить дату формирования официальной бумаги. В принципе, на этом моменте работа с документом уже будет подходить к завершению, а сама служебную записку на обоснование расходов можно назвать полностью оформленной.

Итоговый вариант записки приносим в бухгалтерию или в кабинет тому руководителю, который её затребовал. Как только официальная бумага будет рассмотрена, вас поставят в известность. Если бухгалтерия окажется не удовлетворена вашим обоснованием либо какой-то документ нельзя будет назвать надлежащим, работнику придется компенсировать недостачу из своего кармана. Для этого директор издаст соответствующий приказ, а бухгалтерия фактически начнет процедуру взыскания.

Примерный образец