Служебная записка на компенсацию ГСМ – это документ, с которым сотрудник компании (как правило, водитель) обращается к главному бухгалтеру с целью получения затраченных им денежных средств на приобретение ГСМ, заправку автомобиля. Сегодня мы разберемся, в каких случаях имеет место формирование подобной официальной бумаги, как правильно её составить.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Компенсация ГСМ
О компенсации ГСМ речь может зайти не только в организациях, непосредственно взаимодействующих с транспортом, но и в компаниях из совершенно любой отрасли. Например, юрист частной фирмы поехал на судебное заседание на собственном автомобиле, а значит, затратил приобретенный самостоятельно бензин на нужды предприятия. Если суд находится недалеко от работы, все закрывают глаза на подобные «мелочи жизни», а вот в тех ситуациях, когда ехать пришлось несколько сотен километров, удар по карману становится ощутим. По идее сотрудники вообще не должны тратить личные средства на приобретение необходимые для работы предметов, инструментов, расходников, в том числе и ГСМ.
Организация, предоставляя человеку работу, с которыми подписала трудовой договор, обязана обеспечить его всем необходимым: униформа, инструмент, техника, канцелярские принадлежности и так далее. К сожалению, во многих компаниях подобную практику игнорируют, в том числе и на государственной службе. Нередки истории, когда сотрудники госоргана самостоятельно приобретают бумагу для принтера, ручки, карандаши.
Куда обращаться
Денежные средства, затраченные сотрудником на ГСМ, могут быть возвращены ему, однако для этого необходимо сформировать официальное обращение к работодателю. Писать заявление на имя директора нет никакой необходимости, ведь финансами компании заведует бухгалтерия, а именно, главный бухгалтер. Главбух, рассмотревший вашу служебную записку, примет решение относительно её удовлетворение или неудовлетворения. В тех случаях, когда вопросов в достоверности изложенной на бумаги информации не возникает, деньги выдаются работнику из кассы в наличной форме. Крайне редко можно встретить перевод на банковскую карту или дополнительную надбавку к зарплате.
Иногда организации выстраивают внутренний документооборот таким образом, что все официальные бумаги должны пройти через директора. Если ваша компания относится к таким, служебная записка в любом случае будет адресоваться главбуху, однако отдаваться на рассмотрение будет именно директору. Как только руководитель заверить официальную бумагу своей визой, можно нести её в бухгалтерию.
Доказательства
Организация платит налоги со своего дохода, ведёт учёт расходов, а значит, безосновательно выдать сотруднику деньги с кассы попросту не выйдет. Если таким образом вести дела, налоговый орган может заинтересоваться компанией, устроить камеральную проверку и выявить ряд нарушений налогового законодательства. Именно по этой причине к служебной записке на компенсацию ГСМ придётся приложить документы, свидетельствующие о том, что вы действительно потратили собственные денежные средства на заправку. В частности, нам потребуется лишь кассовый чек с заправки.
Если у бухгалтера будут возникать вопросы относительно протяженности маршрута следования, расхода топлива автомобиля и так далее, разъясните ему эти детали в устной форме. В официальной бумаге подобным сведениям не место.
Инструкция по составлению записки
Служебная записка является официальной бумагой внутреннего документооборота предприятия, а значит, она не покинет его пределов. Тем не менее это не означает, что можно оформлять её без соблюдения общепринятых правил. Существуют определённые стандарты работы с деловыми бумаги, которых нам придётся придерживаться. В частности, соблюдаем правила пунктуации и орфографии, выдерживаем нейтральный тон повествования, деловой стиль языка.
Служебная записка по своей структуре состоит из трёх составных элементов: шапки, основного блока с разъяснением сути вопроса и обращения по поводу компенсации затраченных на ГСМ средств, даты и подписи работника. Разберемся, как правильно оформить каждый из них.
Шапка документа размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы должны прописать ФИО директора компании, полное наименование фирмы со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее по тексту отметим ФИО работника, составившего записку, занимаемую им должность в штатном расписании.
Следующим шагом поднимаем тему относительно расхода ГСМ, затраты личных денежных средств. Утверждаем, что использовали личный или служебный автомобиль в интересах предприятия, были вынуждены заправить его на свои средства. В качестве доказательства своей позиции разъясните, куда вы ездили, по какому вопросу, а также приложите кассовый чек с АЗС. В принципе, этого набора сведений будет достаточно для получения удовлетворительного ответа.
В завершение работы с документом необходимо прописать дату его оформления, а также оставить на бумаге автограф сотрудника, как бы заверяющий все вышесказанное. В таком виде официальную бумагу уже можно передавать главбуху на рассмотрение. Скорость обработки вашей просьбы будет зависеть от организации работы в компании. В самом лучшем варианте вы получите деньги непосредственно при обращении со служебной запиской. Как бы то ни было, если компания растягивает сроки или вовсе игнорирует вашу просьбу, всегда можно обратиться с жалобой в государственную инспекцию труда.
Примерный образец
