Служебная записка на компенсацию аренды жилья

Служебная записка на компенсацию аренды жилья – это документ, с которым в адрес руководства компании ежемесячно должен обращаться сотрудник с соответствующими условиями труда, просить выделить средства в счет компенсации своего проживания. Сегодня мы разберемся, кому работодатель обычно компенсирует расходы на жильё, как правильно составить соответствующую бумагу, какие официальные бумаги необходимо прилагать для получения денег.

Компенсация жилья на работе

Многие организации имею практику компенсации сотрудникам стоимости аренды их жилья. Как правило, подобный подход к работе применяется в отдаленных регионах, использующих кадровый голод. Сюда можно отнести дальневосточные регионы и регионы крайнего севера. Организации из отдаленных уголков нашей страны вынуждены искать квалифицированных специалистов в других регионах, приглашать их к себе на работу. Для того, чтобы убедить человека принять решение, ему, среди прочего, предлагают компенсировать стоимость аренды жилья. При условиях повышенной заработной платы на северных регионах подобное предложение может оказаться весьма и весьма привлекательным.

Как правило, жилья компенсируют не всем сотрудникам, а лишь тем, которые занимают высокопоставленные должности: начальники отделов, филиалов и так далее и тому подобное. Вопрос о размере компенсации аренды решается в каждом отдельно взятом случае по-своему: тридцать процентов, пятьдесят процентов, сто процентов.

Размер компенсации работодатель определяет исходя из условий договора найма жилого помещения, заключенного с наймодателем. Очень часто граждане, сдающие жильё в наём, прописывают в договорах меньше суммы, чем требуют фактически, чтобы снизить размер налога. Ни одной организации не понравятся подобные махинации, а значит, данный вопрос с контрагентом лучше разрешить заблаговременно.

Служебная записка

Служебная записка является документом из внутреннего документооборота организации, предназначенный исключительно для внутреннего использования. Посредством служебок представители компании обмениваются информацией, запрашивают данные, обращаются с просьбами и так далее и тому подобное. Одна из разновидностей служебных записок – это обращения по поводу выделения денежных средств по различным поводам. Например, это может быть компенсация аренды жилья сотрудника.

Адресатом подобной служебной записки может выступить как директор компании, так и его заместитель, главный бухгалтер. Эти руководители имеют возможность решать вопросы относительно выделения бюджета на те или иные нужды. Аренда жилья в наше время стоит немало, а значит, компании придется выделить довольно-тки крупную денежную сумму. Для того, чтобы всё прошло гладко и без ошибок, необходимо правильно составить служебную записку.

По идее, с такой служебкой работнику придется обращаться каждый раз, когда он будет вносить плату за аренду жилья. Это может происходить раз в месяц, квартал или полугодие. В качестве приложения к официальной бумаге прикрепляем ксерокопию договора найма жилого помещения. Это необходимо делать каждый раз для того, чтобы работодатель смог удостовериться, что сотрудник арендует то же самое жилое помещение.

Форма документа

Говоря о служебной записке на компенсацию аренды жилья, следует понимать, что отечественный законодатель не предлагает к использованию каких-либо официальных унифицированных бланков. Таким образом получается, что каждая отдельно взятая организация обладает возможностью самостоятельно разработать и закрепить собственный фирменный шаблон на локальном уровне. Подобный подход к организации документооборота поможет сделать его более целостными единообразным, а также облегчить задачу сотрудникам.

Написать текст служебки допускается как от руки с помощью синей или черной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебку

Процесс составления служебки на компенсацию аренды жилья следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО сотрудника-заявителя, наименование занимаемой им должности в фирме. Этих сведений будет вполне достаточно, ведь документ носит строго внутренний, локальный характер.

Ниже по документу обращаемся к руководству, просим компенсировать стоимость найма жилого помещения со ссылкой на условия договора найма. Нам необходимо прописать конкретную денежную сумму в рублях, чтобы у бухгалтерии не возникло лишних вопросов. Денежные средства поступят вам вместе с заработной платой в расчетный день.

В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное собственным автографом, прописываем дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда наша служебка уже полностью сформирована, осталось лишь оформить список приложений. В нашем случае к служебке прилагается всего одна официальная бумага – ксерокопия договора коммерческого найма жилого помещения.

Примерный образец