Служебная записка на изменение СПС

Служебная записка на изменение СПС – это официальная бумага, с которой в адрес руководителя организации может обратиться один из её сотрудников, выступить с инициативой смены уже подключенной справочно-правовой системы на другую. Сегодня мы разберемся, по какой причине может быть принято решение об изменении одной СПС на другую, причем здесь служебная записка и как правильно её составить.

СПС на предприятии

Справочно-правовая система представляет собой универсальный инструмент, который может пригодиться фактически любому работнику, взаимодействующему с документами. Речь может идти о кадровике, бухгалтере, менеджере и, конечно же, юристе. Можно сказать, что представить работу современного юриста без СПС практически невозможно. Если найти какие-то кодексы или постановления Пленумов Верховного суда юрист еще сможет найти в книжном магазине или библиотеке, то с практикой по судебным делам всё будет куда сложнее. Так, любая СПС содержит в себе базу принятых судами решений по конкретным категориям споров, которую человек может проанализировать и сделать определенные выводы.

Сейчас на отечественном рынке существует несколько различных СПС, каждая из которых имеет свои преимущества и недостатки. Таким образом получается, что каждый специалист хочет пользоваться такой системой, с которой он уже привык работать. Как показывает практика, уже опытные работники неохотно будут переучиваться и привыкать к новым правилам эксплуатации.

Служебная записка

Служебная записка на изменение СПС представляет собой официальную бумагу, являющаяся структурным элементом внутреннего документооборота предприятия. Таким образом получается, что документ никогда не должен выйти за пределы предприятия.

Обращение должно быть адресовано именно директору компании, ведь именно он уполномочен принимать решения относительно заключения договоров и их расторжения. Соответственно для того, чтобы заключить договор с новой СПС, нужно разорвать все правоотношения с текущей.

Отметим, что руководитель не обязан удовлетворять поступающие в его адрес обращения, однако обязан, как минимум, их рассматривать. Совершенно не факт, что директор пойдет навстречу автору служебной записки и удовлетворит его обращение.

Для того, чтобы повысить шансы на удовлетворение нашего обращения, нужно достаточным образом замотивировать саму просьбу. В частности, потребуется указать причины, по которым вы хотите изменить уже установленную СПС на другую. В качестве причин можно сослаться на более широкий набор функций, относительно бюджетную стоимость или более приятный интерфейс для работы. В любом случае директор взвесит все «за» и «против», примет итоговое решение.

Форма документа

Говоря о форме служебной записки на изменение СПС, отметим, что официальная бумага относится к внутреннему документообороту организации, а значит, государственные ведомства не вмешиваются в отдельные вопросы его оформления. Таким образом получается, что каждая компания имеет возможность самостоятельно разработать собственные уникальные бланки, шаблоны, закрепить их на локальном уровне и использовать при каждом удобном случае. Взять один из таких любой желающий может в отделе кадров своей компании, а кадровик не только предоставит документ для заполнения, но также подскажет, как правильно его составить.

В том случае, если найти собственный бланк не удалось, придется составлять служебную записку самостоятельно, своими силами. Здесь самое главное – соблюсти стандартную для таких документов структуру.

Написать текст служебной записки мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять нашу служебную записку на изменение СПС с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование организации, ФИО и должность её руководителя или иного человека, уполномоченного разрешать такие вопросы. В теории это может быть директор, заместитель директора, ведущий юрисконсульт. Затем здесь же, немного отступив вниз, автор записки указывает собственные ФИО, наименование занимаемой должности в штатном расписании.

Ниже по документу, немного отступив вниз, обращаемся к директору, выражаем просьбу относительно изменения текущей СПС, с которой работает наша организация. Далее по тексту мы в обязательном порядке должны привести причины, по которым было принято такое решение. Как мы уже говорили ранее, в качестве основания можно сослаться на неудобный интерфейс, узкий набор функций или иные обстоятельства. Если у вас на уме уже есть новая система, с которой вы хотели бы поработать, пропишите её наименование. Таким образом руководителю будет проще принять решение, взвесив все «за» и «против».

Примерный образец