Служебная записка на изготовление табличек – это документ, с которым в адрес директора организации или заведующего по АХЧ может обратиться любой сотрудник, выразить просьбу об изготовлении уникальных табличек с именами и должностями работников компании. Сегодня мы разберемся, зачем нужны такие таблички, кто отвечает за принятие подобных решение, как правильно составить соответствующую официальную бумагу.
Важно! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсПолучите бесплатный доступ к документуФайлы для скачивания:
Таблички на предприятии
Таблички на дверях кабинетов в офисном здании – это отличное решение, чтобы сделать работу в офисе более удобной, а само здание – более привлекательным для посещения посторонними лицами. Если на дверях каждого кабинета будет написано, чем занимаются его сотрудники, как зовут начальника, это существенно упростит задачу как работникам самого предприятия, так и посетителям. Подобная практика особенно актуальна в крупных фирмах, имеющих несколько десятков или даже сотен сотрудников, регулярно принимающих у себя посетителей. К таким фирмам относятся различного рода агентства по продаже товаров и услуг, риэлтерские компании, юридические канторы и так далее и тому подобное.
Офис-менеджер, конечно, всегда сможет подсказать любому интересующему, как найти тот или иной кабинет, однако человек в любом случае может заблудиться и запутаться. Таблички на дверях кабинетов – элегантный способ решения такой проблемы, не требующий серьезных финансовых затрат. Более того, если таблички выполнить из красивого материала и оформить в едином стиле, внешний вид всего здания однозначно улучшится.
Изготовление табличек
Изготовлением табличек занимаются частные организации, имеющие в наличие соответствующее оборудование. Конкретный набор инструментов будет зависеть от запроса заказчика и материала. Например, для деревянных табличек потребуется плоттер по дереву и бруски соответствующей толщины, а для металлических (медь, латунь) – термопресс и принтер с сублимационной краской. Здесь всё зависит от требований заказчика, его бюджета и дизайнерского решения офиса.
Стоимость одной таблички едва ли выйдет за рамки двух сотен рублей, однако, если кабинетов в здании несколько десятков, вся инициатива может «встать в копеечку». Вопрос о том, готово ли предприятие тратить такие деньги на исключительно декоративные моменты, будет решать директор. Сроки выполнения заказа также будут зависеть от условий соглашения и расторопности контрагента-изготовителя.
Служебная записка
Служебная записка представляет собой удобный способ взаимодействия сотрудников одной организации внутри её самой. В нашем случае обращение будет носить вертикальный характер, ведь мы будем подавать его на имя одного из руководителей.
По идее, все вопросы, связанные с выделением денежных средств, должны проходить через директора, однако существуют и исключения. Если руководитель доверяет человеку, занимающему должность заведующего по административно-хозяйственной части, определенный процент закупок может проходить и без участия начальства. Так, заведующему выделяют определенный месячный или годовой бюджет на удовлетворение нужд предприятия, а тот уже самостоятельно решает, как им распределиться.
Распределение подобных обязанностей внутри организации будет отличаться каждый раз, а значит, нам придется уточнить, как этот механизм работает в нашей фирме.
Форма документа
Говоря о форме служебной записки на изготовление табличек, следует отметить, что отечественный законодатель уже более десяти лет не предъявляет никаких строгих требований к внутреннему документообороту частных фирм. Более того, служебка не является столь серьезным документом, как акт или приказ, а значит, уж тем более может быть сформирована без применения тех или иных общеобязательных унифицированных бланков.
Каждая отдельно взятая частная фирма может разработать собственные шаблоны, закрепить их на локальном уровне, каждый раз применяя. Уточнить вопрос по наличию таких шаблонов можно в отделе кадров, бухгалтерии или у специалиста по закупкам.
Если поиски шаблонов не принесли результатов, придется брать ситуацию в свои руки, формировать служебку самостоятельно и в свободной форме. Для этого вооружаемся чистым листом бумаги формата А4, любым средством письма, освежаем в памяти общие правила делового документооборота.
Инструкция по составлению записки
Служебная записка на изготовление табличек должна начинать формироваться с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги нам следует прописать полное наименование нашей организации, в которой мы трудимся, ФИО и должность её руководителя. Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем ФИО заявителя, занимаемую им должность в фирме.
Ниже по документу, немного отступив вниз, обращаемся к адресату служебной записки с инициативой об изготовлении табличек. Потребуется мотивировать подобную инициативу, ведь руководителю нужно понимать, на что конкретно пойдут средства. Более того, мы должны привести количество табличек, которые необходимо будет изготовить, а также стоимость услуги у контрагента при учете всех скидок. Будет лучше, если в качестве приложения к служебке вы прикрепите проект договора с типографией.
В завершение работы с документом заверяем всё вышеизложенное своим автографом с расшифровкой, ставим дату формирования официальной бумаги. В таком виде служебную записку уже смело можно назвать полностью сформированной и готовой для передачи к рассмотрению.
Примерный образец
